Sevk irsaliyeleri, doğru gönderilerin depolardan çıkıp müşterilere ulaşmasını sağlamak için çok önemlidir. Gönderdiğiniz şey tam olarak müşterilerinize ulaşmıyorsa, bu durum daha sonra gereksiz tartışmalara ve baş ağrılarına yol açacaktır.
Sevk irsaliyesi nedir?
Sevk irsaliyesi, ürünün SKU'ları, adları, ağırlığı, miktarı, boyutları vb. gibi bir gönderinin tüm ayrıntılarını içerir. Fiş ayrıca müşterinin adı, adresi, toplam tutarı ve vergileri gibi ayrıntılarını da içerebilir. Genellikle tedarikçi tarafından gönderilen kutulara eklenir veya yapıştırılır.
Neden sevk irsaliyesi kullanmalısınız?
Bir paketi göndermeden önce tedarikçi tarafındaki çalışanlar, siparişteki tüm öğelerin paketlendiğinden emin olmak için kontrol edebilir. Diğer tarafta, müşteri sevk irsaliyesi içeren bir sipariş aldığında, paket içeriğini inceleyebilir ve sevk irsaliyesinde listelenen tüm öğeleri alıp almadığını doğrulayabilir. Bu, özellikle belirli siparişler birden fazla gönderiyle karşılandığında kullanışlıdır. Örneğin, bir müşteri bir siparişte 9 bilgisayar satın alıyor ve bunlar 3 farklı sevk irsaliyesi ile 3 sevkiyatta gönderiliyor.
Özellikle küçük siparişler için tüm işletmelerin sevk irsaliyesi kullanmadığını belirtmekte fayda var.
Sevk irsaliyelerini kullanmak için 4 neden
Her şirket bunu kullanmasa da belirli durumlarda bunları kullanmak için iyi nedenler vardır. Bunun 5 nedenini görelim.
1. Her şeyi kaçırmadan göndermek
Bir gönderi paketlenip gönderilmeden önce, içinde siparişe uygun her şeyin bulunduğundan emin olmak önemlidir. Kesin çeşitler, ürünler, ürün miktarları, ağırlıklar vb. bir sevk irsaliyesi kullanılarak doğrulanır. Doğrulandıktan sonra paket mühürlenir, paketleme listesi eklenir ve gönderi müşteriye bırakılır.
2. Siparişi doğru bir şekilde takip etmek
Genellikle B2B senaryolarında siparişler oldukça büyüktür veya malzemeler, bir siparişin birden fazla paket ve gönderi üzerinden karşılanmasını sağlayacak şekildedir. Her sevkıyatın sevk irsaliyesi, mevcut sevkıyatta kaç öğenin gönderildiğini ve toplam siparişte kaç tane bulunduğunu göstereceğinden, sevk irsaliyesi bu tür durumlarda özellikle kullanışlıdır.
3. Alınan öğelerin doğrulanması
Paket alıcı tarafından teslim alındığında, sipariş ettiği tüm ürünlerin kargoda mevcut olup olmadığını kontrol edip onaylar. Bu şekilde alıcı, herhangi bir ürünün eksik olup olmadığını veya doğru çeşitlerin teslim edilip edilmediğini belirleyebilir.
4. Özel maliyetleri doğru tutun
Bazı ülkelerde, diğer ülkelerden mal ithal ederken gönderilerin ticari fatura ve çeki listesi içermesi gerekir. Bu belgeler gönderiye değer biçmek için kullanılır ve pakete dahil edilmemeleri halinde pakete daha yüksek bir oranda değer biçilebilir. Bu da daha yüksek gümrük vergileri alınmasına neden oluyor.
Sevk irsaliyesi örneği
ERPNext tarafından oluşturulan PDF formatındaki sevk irsaliyesi örneğini burada bulabilirsiniz:
PDF dosyasını kendiniz görmek istiyorsanız, işte bağlantı .
Tutarlı bir format seçmek ve müşterilerinize aşinalık kazandırmak ve operasyonlarınızı sorunsuz bir şekilde yürütmek için sevk irsaliyenizi tüm gönderilerde standart hale getirmek iyi bir fikirdir.
Paketlemedeki diğer belgeleri anlama
Sevkiyat siparişleri sevk irsaliyesi dışında birden fazla belgenin kullanılmasını içerir. Aralarındaki benzerlikler göz önüne alındığında kafanız karışabilir. Bu diğer belgeleri anlayalım.
Sevk irsaliyesi vs fatura
Siparişi veren ve faturayı ödeyecek kişiye fatura gönderilir. Şirketlere fatura keserken bu kişi satın alma müdürü ya da bazen bir muhasebeci olabilir. Sevk irsaliyesine benzer şekilde, fatura da her bir öğenin fiyatını, ödeme yapacak kişinin adını ve adresini ve benzersiz bir fatura numarasını içeren siparişteki öğelerin listesini içerecektir. Ek olarak fatura, tedarikçi ile müşteri arasında mutabakata varılan ödeme koşullarını da içerecektir. Faturada ayrıca herhangi bir avans ödemesi ve ödeme şekli de gösterilebilir. Vergi tanımlaması için faturada KDV veya GST numaraları da bulunacaktır.
Paketleme listesi nedir?
Paketleme listesi, bir siparişte gönderilmesi gereken tüm öğelerin genişletilmiş bir listesidir. Paketleri hazırlarken ve paketlerken, bir paketleme listesi gönderiye hangi öğelerin dahil edileceğini belirtmeye yardımcı olur. Sevk irsaliyesinin aksine, bu dahili bir belgedir.
Konşimento ve sevk irsaliyesi
Konşimento, mülkiyetin satıcıdan alıcıya devredildiğini belirten yasal bir belgedir. Genellikle bir konşimento sevkiyat taşıyıcısı tarafından oluşturulur ve işlenir. Bir konşimento, doğrulama için iki noktada imzalanır; ilki paketin teslim alınması sırasında taşıyıcı tarafından, ikinci kez ise paketin teslim alınması sırasında alıcı tarafından imzalanır. Herhangi bir öğe eksikse veya paket yanlış kullanılmışsa, alıcı gönderiyi kabul etmeyi reddedebilir. Büyük miktarlardaki kurumsal taşımalarda konşimento, tüm malların tedarikçiden müşteriye doğru şekilde aktarılmasını sağlamak için ekstra bir koruma katmanı görevi görür. Varlık hırsızlığını veya kaybını önlemek için yüksek değerli eşyalarda kullanılır.
Teslimat notu ve paketleme listesi
Teslimat notu, teslim edilen tüm öğelerin bir listesidir ve kayıt görevi görür. Paketleme listesinden farklı olarak teslimat notu ayrıntılı listeyi, fiyatı ve diğer bilgileri içermeyebilir. Şirketler bunu yazdırıp alıcıya göndermeyi tercih edebilir veya etmeyebilir.
Not : Sevk irsaliyesinin diğer belgelerden en büyük farkı, sipariş başına birden fazla sevk irsaliyesi olabilmesine karşın, yalnızca bir fatura/irsaliye bulunmasıdır.
ERPNext'te sevk irsaliyesi nasıl oluşturulur
Artık sevk irsaliyesinin ne olduğunu ve neden kullanıldığını anladığınıza göre, ERPNext'te nasıl bir sevk irsaliyesi oluşturulacağını görelim.
- Sevk irsaliyesi listesine gidin ve Yeni'ye tıklayın.
- Çeki Listesinin oluşturulacağı teslimat notunu seçin. Bu aşamada Teslimat Notunun (nihai) gönderilmediğini unutmayın.
- Bu gönderide göndereceğiniz Kimden ve Kime paket numaralarını girin.
- Tablodaki kalemleri ve miktarları almak için 'Ürünleri Al'a tıklayın.
Buradan sevk irsaliyesini yazdırabilir ve kullanabilirsiniz. ERPNext'teki Yazdırma Formatları kullanılarak beğeninize veya markanıza göre özelleştirilebilir.
Öğeye ağırlık ayrıntılarını girdiyseniz tüm gönderinin brüt ağırlığının ve mevcut gönderinin net ağırlığının otomatik olarak hesaplanacağını unutmayın.
Yukarıdaki örnekte 4 gönderi üzerinden 16 paket pamuk gönderilecek. Yani ilk sevkiyatta paket numaraları 1'den 4'e kadar, miktar ise 4'tür.
Teslimat notu
Sevkiyat ve teslimat konusuna gelmişken, bir Teslimat Notunun nasıl göründüğüne de bir göz atalım.
Teslimat Notu müşteri, adres, ürün SKU'ları, miktar, fiyat, toplam maliyet, indirimler vb. ile ilgili ayrıntıları içerir. Bir siparişteki tüm ürünler müşteriye ulaştığında teslimat, stok defterini etkileyen kalıcı bir kayıt olarak saklanır.
Çözüm
Bu makaleyi tamamlayalım. İrsaliyeler ve ilgili diğer belgelerle ilgili her şeyi ele aldık ve sevk irsaliyelerinin faydalarını gördük. Umarım bunun önemini anlamışsınızdır ve hangi tarafta olursanız olun gönderilerinizi her zaman doğrulamışsınızdır.
Sevk irsaliyeleri ve bunların neden kullanıldığı hakkında bilmeniz gereken her şey