Selensoft, İstanbul Kültür Üniversitesi (İKÜ) için ProcessMaker BPM üzerinde Evrak Takip Sistemi hazırladı. Hazırlanan sistem; Gelen Evrak ve Giden Evrak'ın kaydı, Birim içinde ve birimler arasında yönlendirme, Gelen Evrak'tan Giden oluşturma, Giden Evraktan Gelen oluşturma, Evraklara Ek Dosya ekleme, Evrak Sevk ve Havale etme, Evrak Beklemeye alma gibi birçok fonksiyon içeriyor.
Projenin birinci fazında, Evrak Takip Sistemi, üniversitenin iki birimi (Genel Sekreterlik ve Öğrenci İşleri) pilot kullanıma başladı. Orta vadede tüm üniversite birimlerinin aktif kullanımı hedefleniyor. Bu şekilde evrakların fiziken dolaşımı yerine elektronik olarak dolaşımı sağlanmış olacak.
Projenin devreye alınması ile birlikte, fiziki defter kullanımı ve kısıtlarının ortaya çıkardığı zorluklar aşıldı. Üniversite elektronik bir Evrak Takip ve Kayıt sistemine sahip oldu.
Proje Süreç Yönetim Sistemi ProcessMaker BPM üzerinde geliştirildi. Böylece evrak kaydı ile birlikte kurumun süreç akışı da elektronize edilmiş oldu.
İKÜ, Bilgi Sistem ve Teknolojileri (BST) Daire Başkanlığı tarafından yönetilen projede kısa sürede gelinen aşamayı BST Daire Başkanı Ender Ekici şu şekilde yorumladı: "Selensoft Projeyi kısa sürede hayata geçirdi. Böylece Üniversitemizde sadece bir Evrak Takip çözümü sağlamanın ötesinde, Süreç Yönetim bazlı bir İş Akış sistemine sahip olduk. Orta vadede birçok sürecimizi de bu platformda elektronik hale getireceğiz".
Selensoft Genel Müdürü Fatih Güneş proje ile ilgili şunları ifade etti: "Üniversitenin Evrak Kayıt ve Takip sistemini incelediğimizde, konunun bir kayıt sisteminden ziyade süreç bazlı olduğunu tespit ettik. Bu sebeple proje için ProcessMaker BPM ürününü konumlandırdık. Kısa bir sürede de projenin ilk aşamasını tamamladık. Üniversitelerde çok yoğun bir yazışma trafiği var ve BPM'in bu konuda çok fayda sağlayacağını düşünüyoruz. İKÜ projesi bizim BPM ile yaptığımız ikinci Evrak Takip projesi. İlk projemizi Tekno Grup için yapmıştık. Evrak Takip konusunda uzmanlığımızı ve yeteneklerimizi geliştirdik."
Selensoft, İstanbul Kültür Üniversitesi için ProcessMaker BPM ile Evrak Takip Sistemi Projesini Tamamladi