ERP Tedarik Sistemi veya Satın Alma Modülü:
Satın alma yönetimi ve iş akışı
Fiziki mallar satan bir işletme olarak, kaliteli hammadde satın almak SpaceX'in değerlerinin merkezinde yer alır. Üretilen tüm giysiler, çeşitli tedarikçilerden temin edilen hammaddelerle başlar (iplik, iplik, ambalaj, etiketler vb.) gerekli ve ne zaman. Ayrıca aynı hammadde için birden fazla tedarikçinin olması maliyet farklarını da beraberinde getirmektedir.
Satın alma sürecini sorunsuz ve verimli hale getirmek için Lila, şirketin ERP sisteminde bir satın alma modülü kurmak için Max'in (SpaceX'in Tedarik ve Envanter departmanından) yardımını ister. Kağıt üzerinde süreç oldukça basit görünüyor; üretim tahminlerine göre Max'in ekibi çeşitli tedarikçilere ulaşıyor ve siparişler veriyor.
Çoğu zaman bu satın almalar, tedarikçi tekliflerini takip etmeyecek şekilde yapılır ve sadece temasa geçtikleri ilk veya ikinci tedarikçi ile giderler. Bu, nakit akışlarını (ve karlılıklarını) olumsuz yönde etkileyen daha yüksek fiyatlardan malzeme satın almalarına yol açar.
Bunu göz önünde bulundurarak, iletişimleri izlemelerine ve mümkün olan en iyi kararları vermelerine olanak tanıyan bir iş akışı uygulamaya çalışıyorlar.
Satın alma işlemleri için neden ERP kullanmalısınız?
Satın alma/tedarik döngüsü, şirketinizin stokları, varlıkları ve satın alma ile ilgili nakit çıkışı ile ilgilenir. Bunlar, üretim için bireysel ham maddelerden, idari çalışanlar tarafından kullanılan dizüstü bilgisayarlardan, ofisinizin kırtasiye malzemelerindeki yapışkan not yığınlarına kadar değişebilir. Şirketiniz tarafından yapılan tüm masrafları kapsar. Tüm bu satın alımlar, işletmenizin envanter ve muhasebe gibi diğer ayrılmaz parçalarını doğrudan etkiler. Satın alma işlemleriniz ne kadar iyi yönetilirse, bu diğer işlevler de o kadar iyi olacaktır.
Bu tür bir veri entegrasyonu ve senfonisi, bir ERP kullanıldığında çok daha kolay yapılır. Ayrıca, potansiyel olarak savurgan ve zarar verici serpintileri azaltarak daha hızlı ve daha verimli kararlar almanızı sağlar.
ERPNext Satınalma İş Akışı
Bahsettiğimiz diğer bazı iş akışlarıyla karşılaştırıldığında, satın alma süreci nispeten daha basittir. Bizim için yeni olabilecek bazı temel terimleri tanımak için biraz zaman ayıralım ve daha önce tartıştığımız mevcut tanımlara bağlam ekleyelim. Aşağıdaki akış şemasındaki bazı terimler, Envanter ve Hesapları yönetirken devreye girer, bu nedenle bunları sonraya saklayacağız.
Şekil 6. Standart ERP satın alma iş akışı
Öğe
Şirketinizin satın aldığı herhangi bir ürün, malzeme veya hizmet bir kalem olarak kabul edilir.
Malzeme Talebi (Satın Alma)
İşletme personeli satın alınması istenen herhangi bir malzeme (yani Öğe) için malzeme talebi oluşturabilir. Bir satın alma yöneticisi de bunu onayladığında, bir fiyat teklifi talebinde bulunulabilir (aşağıya bakınız).
Tedarikçi
Tedarikçiler, işletmenize ürün veya hizmet sağlayan şirketler veya kişilerdir. Bir ERP sisteminde birden çok tedarikçi oluşturabilir ve bunları çeşitli kategorilere ayırabilirsiniz. Bu, tedarikçilerinizle merkezi bir satın alma sistemi oluşturmanıza yardımcı olur.
Bazı ERP sistemleri, tedarikçilerin performansını değerlendirmek için kullanabileceğiniz bir araç olan tedarikçi puan kartları da sağlar. Genel olarak, tedarikçilerin ürün kalitesini, teslimatını ve yanıt verebilirliğini uzun bir süre boyunca takip etmenize olanak tanırlar.
Teklif Talebi
Fiyat teklifi talebi (veya "RFQ"), bir kuruluşun kalemler için fiyat teklifi isteyen bir veya daha fazla tedarikçiye gönderdiği bir belgedir. Bu kalemler genellikle ERP sisteminde de saklanır, bu da stok ve envantere göre takip sağlar. Teklif talepleri, onaylanmış Malzeme taleplerine karşı yapılabilir.
Tedarikçi Teklifi
Tedarikçi teklifi, bir tedarikçinin belirli bir süre içinde işletmenize sağlamaya istekli olduğu mal/hizmetlerin kalemlerini, koşullarını ve maliyetlerini belirten bir belgedir. ERP'nize sınırlı erişim izni verilen tedarikçiler, ilgili RFQ'ları görüntüleyebilir ve onlara ERP içinde bir taslak tedarikçi teklifiyle yanıt verebilir.
Satın alma emri
Bir satın alma siparişi, siz ve tedarikçiniz arasındaki bağlayıcı bir sözleşmedir. Sözleşme, belirli bir süre içinde onlardan satın almanıza ilişkin üzerinde anlaşmaya varılan hüküm ve koşulları (ör. Vergiler, zaman çerçevesi) detaylandırır. Bu aşamadan sonra lojistik genellikle envanter ve muhasebe modülleri kullanılarak gerçekleştirilir.
Seçtiğiniz ERP yazılımı, satın aldığınız herhangi bir ürüne vergi koşullarını uygulamak için oluşturabileceğiniz satın alma vergileri ve harçları şablonlarına da sahip olabilir.
Satın Alma Raporları
Satınalma siparişi eğilimleri: Bu rapor aracılığıyla, belirli bir mali yıl için satınalma siparişlerinin eğilimleri görselleştirilebilir. Trend, Tedarikçiler, Tedarikçi Grubu, Kalem, Kalem Grubu ve Proje bazında gruplandırılabilir.
Satınalma analizi: Satınalma Analitikleri raporu ile tedarikçi, tedarikçi grupları, kalemler ve kalem grubuna göre satın alma ile ilgili veriler belirli bir süre ve sıklıkta analiz edilebilir.
Satın Alma Emri analizi: Bu rapor, belirli bir dönemde bir satınalma siparişindeki kalemleri ve bunların faturalandırma durumlarını analiz etmede yardımcı olur.
Bir satın alma yönetimi iş akışı ayarlama
Max, çalışanları yeni ERP sistemini kullanmaları için eğitmeye başlar. Yeni satın alma iş akışının ne olduğuna bir göz atalım:
Tüm Tedarikçilerin kapsamlı bir listesi sisteme eklenir. Bu, ERP arayüzü aracılığıyla Tedarikçilerle doğrudan etkileşim kurmalarına olanak tanır. Tedarikçi Puan Kartları da düzenli olarak tutulur ve güncellenir.
Satın Alma İçin Malzeme İstekleri öncelikle onaylanmalıdır. Herhangi bir satın alma talebi yapıldığında (üretim için hammadde veya başka türlü), herhangi bir işlem yapılmadan önce değerlendirilmeli ve onaylanmalıdır.
Malzeme İstekleri onaylandığında, ilgili Tedarikçilere bir RFQ ("Teklif Talebi") gönderilir. Bu, Tedarikçilere SpaceX'in mevcut ihtiyaçlarını detaylandıran bir belge verir. Bunlar ideal olarak onaylanmış Malzeme İsteklerine göre yapılmalıdır.
Tedarikçi Fiyat Teklifleri mümkün olan en iyi anlaşma için değerlendirilmelidir. Tedarikçiler RFQ'ya yanıt verdiğinde, hangi teklifin ideal olduğunu (kalite, maliyet, zaman vb. açısından) görmek için onları değerlendirin.
En uygun Tedarikçi Fiyat Teklifi seçildikten sonra, buna karşı bir Satın Alma Siparişi oluşturulur. Bu Satın Alma Siparişi, Tedarikçi ile SpaceX arasında bağlayıcı bir sözleşme görevi görecek ve satın alma sürecini başlatacaktır.
Bir ERP'nin satın alma modülünü kullanmanın faydaları
Yeni iş akışını kullanan Max ve ekibi, üretim departmanıyla koordinasyon kurmanın ve üretim döngülerinin kesintiye uğramamasını sağlamak için her zaman ellerinde yeterli stok bulundurmanın daha kolay hale geldiğini fark etti. Tüm satın almalar kolayca takip edilir ve siparişlerin durumu kolayca korunur. Rex ve muhasebe ekibi, satın almalardan kaynaklanan nakit çıkışlarını görüntüleyip analiz edebilir ve ilgili muhasebe kararlarını kolayca alabilir.
Tüm tedarikçiler, ilişkileri daha iyi sürdürüldüğü ve takip edilmeyen siparişler nedeniyle çatışmalar azaldığı için SpaceX'e daha fazla güveniyor.
Max, çalışanları yeni ERP sistemini kullanmaları için eğitmeye başlar. Yeni satın alma iş akışının ne olduğuna bir göz atalım:
Tüm Tedarikçilerin kapsamlı bir listesi sisteme eklenir. Bu, ERP arayüzü aracılığıyla Tedarikçilerle doğrudan etkileşim kurmalarına olanak tanır. Tedarikçi Puan Kartları da düzenli olarak tutulur ve güncellenir.
Satın Alma İçin Malzeme İstekleri öncelikle onaylanmalıdır. Herhangi bir satın alma talebi yapıldığında (üretim için hammadde veya başka türlü), herhangi bir işlem yapılmadan önce değerlendirilmeli ve onaylanmalıdır.
Malzeme İstekleri onaylandığında, ilgili Tedarikçilere bir RFQ ("Teklif Talebi") gönderilir. Bu, Tedarikçilere SpaceX'in mevcut ihtiyaçlarını detaylandıran bir belge verir. Bunlar ideal olarak onaylanmış Malzeme İsteklerine göre yapılmalıdır.
Tedarikçi Fiyat Teklifleri mümkün olan en iyi anlaşma için değerlendirilmelidir. Tedarikçiler RFQ'ya yanıt verdiğinde, hangi teklifin ideal olduğunu (kalite, maliyet, zaman vb. açısından) görmek için onları değerlendirin.
En uygun Tedarikçi Fiyat Teklifi seçildikten sonra, buna karşı bir Satın Alma Siparişi oluşturulur. Bu Satın Alma Siparişi, Tedarikçi ile SpaceX arasında bağlayıcı bir sözleşme görevi görecek ve satın alma sürecini başlatacaktır.
Bir ERP'nin satın alma modülünü kullanmanın faydaları
Yeni iş akışını kullanan Max ve ekibi, üretim departmanıyla koordinasyon kurmanın ve üretim döngülerinin kesintiye uğramamasını sağlamak için her zaman ellerinde yeterli stok bulundurmanın daha kolay hale geldiğini fark etti. Tüm satın almalar kolayca takip edilir ve siparişlerin durumu kolayca korunur. Rex ve muhasebe ekibi, satın almalardan kaynaklanan nakit çıkışlarını görüntüleyip analiz edebilir ve ilgili muhasebe kararlarını kolayca alabilir.
Tüm tedarikçiler, ilişkileri daha iyi sürdürüldüğü ve takip edilmeyen siparişler nedeniyle çatışmalar azaldığı için SpaceX'e daha fazla güveniyor.
ERPNext Satınalma Yönetimi ve İş Akışı