ERP Sistemi nasıl uygulanır?

Başarılı bir ERP uygulaması doğru kişilerin ve yaklaşımın seçilmesinin bir sonucudur. Onu başarılı kılan şeyin ne olduğundan bahsedelim.

ERP uygulamaları zaman alıcı ve pahalıdır. Birine karar vermeden önce manzaranın farkında olmalısınız. Doğru beklentiler ve tam bilgi olmadan bir uygulamanın gerçekleştirilmesi hem zaman hem de para açısından pahalı olacaktır.

ERP pazarında yeni olmanız veya bir değişiklik düşünmeniz fark etmeksizin bu yazı, yaygın ERP uygulama sorunlarını belirlemenize ve çözmenize yardımcı olacaktır. Bu yazıda, kullanılan farklı ERP uygulama metodolojileri, hangi faktörlerin dikkate alınması gerektiği, zorluklar, en iyi uygulamalar ve hatta ERP uygulamalarının başarısız olmasının yaygın nedenleri hakkında konuşacağız.

Haydi Başlayalım.

ERP uygulama yaşam döngüsü

Size biraz arka plan bilgisi vermek için öncelikle tipik bir ERP uygulama yaşam döngüsüne bir göz atalım. Bunları bir ERP uygulamasında meydana gelen adımlar olarak adlandırabilirsiniz.

1. ERP'leri Değerlendirmek

Şirketiniz için bir ERP almaya veya kullandığınız ERP'yi değiştirmeye karar verdiniz. Böylece internette arama yapar, inceleme sitelerini ziyaret eder ve hatta iş çevrenizdeki diğer kişilere sorarsınız. ERP'leri kapsamlı bir şekilde incelemek, özellikler, kullanılabilirlik, maliyet vb. açılardan şirketinize uygun olup olmadığını görmek için çok önemlidir. Yalnızca bir demo ve danışmanlıkla daha derin bilgi edinebilirsiniz. İşinize yarayıp yaramayacağına dair bir fikir edinmek için ERP sistemini anlayın. Bol bol araştırmalı, bol bilgi edinmelisiniz. Bir ERP seçmeden önce şirketiniz için neyin önemli olduğunu üst düzey yöneticilerle tartışın.

İpucu : ERP evlilik gibidir, uzun vadeli bir taahhüttür ve onu yarıda kesmek size pahalıya mal olur.

2. Boşluk analizi

Mevcut sisteminiz anlaşıldıktan sonra ERP hizmet sağlayıcınızın danışmanları tarafından yapılır. Danışmanlar, ERP ile mevcut iş süreçleriniz arasındaki boşlukları belirler. Örneğin, yapay elmas üretiyor olabilirsiniz ve ERP yazılımınız şu anda bunun haritasını çıkaracak tüm özelliklere sahip değildir.

İpucu : Danışmanlar, yalnızca işinizi kapsamlı bir şekilde açıkladığınızda boşlukları tespit edebilir.

3. Veri taşıma

İş süreçlerinizin ERP ile eşleştirilebileceği netleştiğinde veri geçişi başlar. Bu, mevcut tüm verilerinizi eski sistemden yeni ERP'ye aktarmak anlamına gelir. Mali kayıtlar, işlemler, müşteri, tedarikçi kayıtları, ilgili tüm iş verilerinin içe aktarılması, bir miktar kesintiyi en aza indirir.

İpucu : Uygulamadan önce verilerinizi her zaman içe aktarmaya hazır tutun.

4. Özelleştirme

Bu bizi özelleştirmeye getiriyor. Bu, özel geliştirme özellikleriyle boşlukların doldurulmasını içerir. Özelleştirme tüm boşlukları giderir, böylece işletmeniz tüm süreçleri uyguladığınız pahalı ERP'ye tam olarak eşleyebilir.

İpucu : Genel kural, özelleştirmeyi minimumda tutmaktır. Bu şekilde yeni sürümlere yükseltme yapmak daha kolaydır.

5. Test etme

Sistemi üretime hazır olarak çağırmadan önce birden fazla test turu yapılması şarttır. Bu, özellikle çok sayıda özelleştirme söz konusu olduğunda geçerlidir. Hem ERP hizmet sağlayıcıları hem de müşteri şirketi, üretimde sorunsuz çalışması için sistemi test ederek hataları filtreler.

İpucu : Hataları veya engelleri belirlemek için çalışanlardan geri bildirim alın.

6. Canlı yayına geçin

Tüm boşluklar doldurulduğunda, çalışanlar yeni ERP'ye uyum sağladığında ve kapsamlı testler yapıldığında, ERP hizmet sağlayıcınızın uygulamanın tamamlandığını beyan etmesinin zamanı gelmiştir. Bu sizi, ERP hizmet sağlayıcısının yazılımın bakımını yapmak ve yardım sağlamak için yıllık ücret talep ettiği AMC veya destek düzenlemelerine getirir. Ne kadar zaman tasarruf ettiğinizi görmek için ERP uygulaması öncesi ve sonrası değişiklikleri ölçmek iyi bir fikirdir.

İpucu : Uygulama resmi olarak sona ermeden önce kuruluşunuzun ayarlardan ve özelleştirmelerden memnun olduğundan emin olun.

ERP uygulama metodolojileri

Herhangi bir ERP uygulamasına başlamadan önce doğru yöntemi seçmek ve sağlayıcıyla beklentileri belirlemek çok önemlidir. Genel olarak kullanılan iki yöntem vardır: Şelale ve Çevik. Farkı görelim.

Şelale

Şelale yönteminde yukarıda gördüğünüz tüm noktalar birbiri ardına takip edilir. Bir önceki adım tamamlanana kadar işlem ilerlemez. Bu, spesifikasyonlar/gereksinimler belgeleri tam olarak ele alınmadığı takdirde ERP uygulamasına bile başlayamayacağınız anlamına gelir.

Düzenli gibi görünse de, Şelale yöntemi aslında birçok ERP uygulamasının başarısız olmasına neden oluyor. Neden diye sorabilirsiniz. Çünkü bu çok zaman alıyor ve insanların sabrı tükeniyor. Bu, bugün bile büyük şirketlerde popüler olan eski bir modeldir.

Atik

Agile'da hala tüm noktalar birbiri ardına takip ediliyor. Aradaki fark, bir önceki adım devam ederken bir sonraki adımın başlayabilmesidir. Çevik, birden fazla adımın paralel olarak yürütülmesine ve aynı zamanda yinelemeler ve iyileştirme için adımların yeniden gözden geçirilmesine olanak tanır. Örneğin, Üretim ve Satış gibi modüller kullanıcı testleri aşamasındayken Satınalma ve Stok modüllerini canlıya alabilirsiniz. Bu, şirketin değişiklik yönetimi zorluklarını hafifleten artımlı değişiklikler yapmanıza olanak tanır.

Waterfall'da kaynaklar önceden belirlenir, Agile'da ise hareket halindeyken eklenir. Uygulamanın ne kadar kaynak gerektirdiği konusunda mükemmel hesaplamalar yapamayacağınız için bu daha hoş bir yaklaşımdır. Süreçler paralel çalıştığı için Çevik yöntemi kullanırken iletişim çok önemlidir.

Karşılaştırma yapmak için işte bir diyagram:

ERP'de iş süreci haritalaması nedir?

Bir ERP uygulamasına başlamadan önce şirketinizin mevcut iş modelini ve operasyonel zorluklarını bilmek önemlidir. Bir ERP servis sağlayıcısının danışmanları size bir demo verecek ve iş süreçlerinizi tartışacaktır. Genellikle uygulamaya yönelik daha derin bir tartışma, bir ERP hizmetine abone olmanızın ardından yapılır.

İş süreci haritalaması için iş kullanım senaryolarınız ve senaryolarınız danışmanlar tarafından seçtiğiniz ERP yazılımına eşleştirilir. Bu, işinizin karmaşıklığına ve ölçeğine bağlı olarak birkaç gün veya birkaç hafta sürebilir. İşletmenizin ERP yazılımına eşlenebileceği netleştiğinde, ERP'nin işletmenize uygun olduğunu ve sürecin uygulama aşamasına girdiğini söyleyebilirsiniz.

ERP uygulama zorlukları

ERP uygulamanızın sorunsuz çalışmasını sağlamak için uygulama aşamasında ortaya çıkan ortak zorlukların farkında olmalısınız. Bunlar yaygın tuzaklardır:

1. Proje şampiyonunun belirsizliği

Proje şampiyonu, ERP servis sağlayıcısı ile şirket arasındaki tek iletişim noktasıdır. İdeal olarak, şirketinizin iş süreçleri konusunda bilgili, kıdemli bir çalışan olmalıdırlar. Küçük şirketlerde şirket sahibi/muhasebecidir, daha büyük şirketlerde ise üst yönetimdendir. Proje şampiyonunun kim olduğu konusundaki belirsizlik veya birden fazla proje şampiyonunun olması iletişimsizlik ve kaosa neden olur. Proje şampiyonu odaklanmış ve azimli bir birey olmalıdır.

2. Değişim yönetimini yönlendirmede başarısız olmak

Proje şampiyonunun üst düzey yönetimle birlikte çalışanları yeni ERP'ye hazırlaması ve yönlendirmesi bekleniyor. İnsanları değişime motive etmek kolay değildir. Çoğu zaman iş yazılımlarındaki değişiklikler dirençle karşılanır. Ancak çalışanların yeni ERP'yi kabul etmesi durumunda şirket ERP yazılımını başarıyla kullanabilir. Bu aynı zamanda personelin yeni ERP'yi kullanma konusunda eğitilmesini de içerir.

3. Üst Yönetimin katılımı yok

Bir ERP'nin uygulanması organizasyon çapında büyük bir değişikliktir, dolayısıyla üst düzey yönetimin katılımı çok önemlidir. Üst düzey yönetim (VP'ler, direktörler vb.) destek vermek, değişimi yönlendirmek ve çatışmaları çözmek için orada değilse, uygulama süreci dahili uzman rehberliği olmadan yürütülür.

4. Maliyetleri küçümsemek

İşletmenizin karmaşıklığına, çeşitliliğine, çalışan gücüne ve diğer faktörlere bağlı olarak bir ERP uygulamasının toplam maliyeti büyük ölçüde değişebilir. Genel bir kural olarak, işin karmaşıklığı ve çeşitliliği arttıkça maliyetler de artar. Daha basit bir deyişle, daha karmaşık ve farklı faaliyetler daha yüksek uygulama maliyetleriyle sonuçlanır. Bu nedenle, maliyetleri mümkün olduğunca doğru bir şekilde tahmin etmek için hizmet sağlayıcılarınıza karşı açık olmanız ve ilgili tüm bilgileri paylaşmanız önemlidir. Anında beklenmedik ekstra yazılım geliştirmelerinin daha fazla maliyet eklediğini unutmayın.

5. İş dünyasındaki uç durumlar

Pek çok işletme, ERP'de ek geliştirme veya özelleştirme gerektiren bazı niş süreçlere sahip olacaktır. Ancak işletmenizde bu tür çok sayıda niş süreç varsa, bu durum uygulamayı bir dereceye kadar geciktirecek ve aynı zamanda size daha fazla maliyet getirebilir.

ERP uygulama başarısızlığının yaygın nedenleri

İş amaçlı kullanım için bir ERP seçmek ve kurmak hem zaman hem de para açısından pahalıdır. Bu nedenle tüm hatalardan kaçınmak ve güvenli kıyılarda kalmak faydalıdır. Başarısız uygulamalardan kaynaklanan kayıplar o kadar ciddi ki, birçok şirket ERP'leri uygulamaya çalışırken iflas bile etti . ERP'lerdeki uygulama başarısızlıkları, yanlış uygulama stratejisinin seçilmesinden çalışanların motivasyon eksikliğine kadar değişen nedenlerden kaynaklanmaktadır. Şimdi onlara bir göz atalım:

1. Uygulama metodolojisi

Daha önceki bir bölümde tartıştığımız gibi, uygulama yönteminin seçimi, uygulamanın hızını büyük ölçüde etkiler. İş sürecinin karmaşık olduğu olgun işletmelerde Şelale yaklaşımını benimsemek, tüm projenin kaymasına neden olacak kadar felaket olabilir. Frappe bu tür vakaları oldukça sık gözlemledi.

2. Hedeflerin yanlış iletilmesi

Başlangıçta ERP danışmanlarıyla iş hedefleriniz ve gereksinimleriniz hakkında konuşursunuz. 2 ay sonra birkaç önemli şeyden bahsetmeyi unuttuğunuzu fark ediyorsunuz. Bu felaket için bir reçetedir. İş birimleri arasındaki karşılıklı bağımlılık ve ilişkiler kadar önemli bir şeyden bahsetmeyi unutursanız, bu ERP uygulamasının büyük bir bölümünü değiştirir. Böyle bir durum uygulamayı geciktirecek ve en kötü durumda başarısızlığa sürükleyecektir. Bu aynı zamanda gereksinim toplama konusunda dikkatli olmanızı da gerektirir.

3. Kaynak kıtlığı

Uygunluğu ve hedefleri bulduktan sonra uygulamaya girdiğinizi söyleyin. Bir ay sonra, operasyonlarda uygulama görevlerine yardımcı olacak yeterli sayıda kişinin bulunmadığını veya muhasebe departmanının yeni uygulamaya katılmak istemediğini fark ediyorsunuz. İşte, daha fazla gecikme ve hatta durma. Muhasebeciler, kullandıkları herhangi bir yazılıma alışan alışkanlık yaratıklarıdır.

4. Özelleştirmelere takılıp kalmak

Her işletmenin benzersiz olması ve kendine has gereksinimleri olması nedeniyle özelleştirmeler kaçınılmazdır. Ancak bunlara ne zaman devam edileceğini ve ne zaman durdurulacağını belirlemek önemlidir. Her küçük işletme boşluğunu daha fazla özelleştirmeyle doldurmaya çalışmak yalnızca sürecin uzamasına neden olacaktır. Bu, canlıya geçiş tarihinin giderek daha da ileri itilmesiyle sonuçlanır.

5. Veri taşıma anlaşmazlıkları

Şimdi, ERP uygulamanıza başladığınızı ve verilerin henüz hazır olmadığını düşünün. Daha da kötüsü, veriler hazır olsa bile verilerin çoğaltılması, hatalı kayıtlar gibi sorunlar nedeniyle ortalığı karıştırır. Ne oldu? Uygulamanız yine gecikiyor. Ve bu durum gerçekten acı verici çünkü verilerin geçişe hazır hale getirilmesi haftalar hatta aylar sürebilir. Bu çok önemli bir adım olmasına rağmen pek çok şirket bunu görmezden geliyor gibi görünüyor.

ERP uygulamasına yönelik en iyi uygulamalar

Zorluklardan ve başarısızlık nedenlerinden ders alarak şimdi bazı en iyi uygulamaların listesine bakalım. Bu kusursuz bir plan değil, hatalar olur ama bu noktalar sizi birçok acıdan kurtaracaktır.

1. Verilerinizi hazır tutun

Mevcut şirket verileriniz çok önemlidir . Bu nedenle verilerinizi temiz ve hazır tutmak zorunlu bir uygulama olmalıdır. Verileri önceden hazır tutmanın en büyük nedeni, gerçek uygulama başladığında zaman kaybının yaşanmamasıdır. Esnemek, biliyorum, sıkıcı ama ERP'nin üretime hazır aşamasına hızlandırılmasında büyük etkisi var.

Çoğu zaman şirketler ERP uygulamasına dalıyor ve şirket verileri henüz hazır değil. Daha nadir durumlarda şirketler, ironik bir şekilde, uygulamanın gecikmesinden dolayı ERP sağlayıcısını da suçluyor.

2. Hedefleriniz konusunda net olun, iletişim kurun

Tüm iş sürecinizi net bir şekilde anlayın ve tüm gereksinimleri toplayın. Bu gereksinimler kullanacağınız ERP ile eşleştirilecektir. Söylemeye gerek yok, araştırmanız ve anlayışınız konusunda kapsamlı olun. ERP'den ulaşılması gereken hiçbir gereksinimi veya beklenen hedefi geride bırakmayın.

3. Herkesin gemide olduğundan emin olun

CxO'lardan yeni katılanlara kadar ERP'yi kullanacak her çalışanın bu süreçte yer alması gerekiyor. Bu, farklı roller için farklı şeyler anlamına gelir. CxO'ların, Başkan Yardımcılarının ve yöneticilerin değişimi desteklemeleri ve uygulama sırasında ortaya çıkan karmaşık sorunları veya zorlukları çözmeleri bekleniyor. En yaygın olanı değişime dirençtir. Bireysel çalışanların veya grupların yeni ERP'yi kullanmak için motivasyona ve eğitime ihtiyacı vardır.

4. Kapsamlı UAT

Bir başka vazgeçilmez kısım da kapsamlı kullanıcı kabul testleridir. Uyguladığınız ERP'nin departmanlar arasındaki ve aynı zamanda departmanlar arasındaki tüm gereksinimleri karşıladığından emin olun. Sistemi üretime kabul etmeden önce işlemler, raporlar, entegrasyonlar vb. her şeyin sorunsuz çalışıyor olması gerekir.

5. Önce kullanın, sonra özelleştirin

Daha önce de tartıştığımız gibi kişiselleştirme önemlidir. Ama daha önemli olan ne biliyor musun? Öncelikle kritik süreçlerin çalışır durumda olmasını sağlamak. İşi durdurmayan her şey bekleyebilir. Günlük işler için kritik olmayan bu daha küçük özelliklere ikincil özelleştirmeler denir.

ERP'mi kim uygulayacak?

Çoğu durumda, iş sürecinin uygunluğunu anlayan ve uygulamaya devam eden ERP uygulama danışmanları vardır. Birçok ERP sağlayıcısının uygulamayı yürüten bir ortak ağı vardır. Alışılmışın dışında bir şekilde, şirket içi çalışanlarınızın, biraz danışmanlık alarak bir uygulamayı daha hızlı yönlendirecek en iyi kişiler olduğunu düşünüyoruz, ancak muhtemelen buna karşı çıkıyoruz.

Çözüm

Yaygın hatalardan kaçınırsanız, en iyi uygulamaları takip ederseniz ve doğru seçimleri yaparsanız, başarılı bir ERP uygulaması başlamış demektir. Gördüğümüz gibi, ERP uygulaması önemli ölçüde taahhüt, zaman ve para gerektiren uzun vadeli bir projedir. Bir ERP uygulamak resmin yalnızca yarısıdır; ayrıca ondan en iyi getiriyi elde etmek için onu iyi kullanmanız gerekir. Koşu bandı satın almak gibi bir ERP uygulamasını düşünün. İşlerin yürümesi için aynı zamanda düzenli olarak çalıştırmanız gerekir.

ERP uygulamalarının pahalı olması gerekmez; tek gereken biraz özveri ve bağlılıktır. Ve şirketinizin ERP uygulamasından kendi çalışanlarınızdan birinden daha fazla kim sorumlu olabilir? ERPNext'ten bahsediyorsak Frappe ekibinin rehberliğiyle hepsini kendiniz uygulayabilirsiniz.

Agile vs Waterfall uygulama metodolojileri hakkında son derece ayrıntılı bir belge istiyorsanız teknik incelememizi indirin .

Şirketiniz için henüz bir ERP'niz yok mu? Değilse, ilk adımınız ne olacak? Yorum yapın ve bize bildirin.