giriiş
Bu belge, tam işlevli bir koleksiyon yönetim sisteminin gerçekleştirmesi beklenebilecek geniş kapsamlı yetenekleri tanımlar. CollectionSpace proje ekibi bu listeyi değerlendiriyor ve hangi yeteneklerin ne zaman geliştirilebileceğini belirlemek için daha geniş toplulukla konuşuyor. İlk önce temel işlevsel yetenekler tanımlanır. Belgenin ikinci bölümünde sistem ve teknolojik gereksinimler belirtilmektedir. Bunun yaşayan bir belge olduğuna dikkat etmek önemlidir! Her zaman daha fazla ayrıntı ve fikir ekleniyor ve bu yeteneklerin her biri hakkında kesinlikle daha fazla ayrıntıya ihtiyaç var. Proje ekibi bu çabada toplulukla birlikte çalışmayı sabırsızlıkla bekliyor.
Fonksiyonel Yetenekler
Koleksiyon Yönetimi
Nesne Girişi: Halihazırda koleksiyonların parçası olmayan nesnelerin ve ilgili bilgilerin alınmasının yönetimi ve belgelenmesi. Halihazırda alıcı kuruluş tarafından atanmış bir nesne numarasına sahip olmayan herhangi bir nesnenin bu prosedür kapsamında ele alınması gerekir.
Edinme: Nesnelerin ve ilgili bilgilerin kuruluşun koleksiyonlarına eklenmesinin ve kalıcı koleksiyona olası katılımlarının yönetimi ve belgelenmesi.
Envanter Kontrolü: Kuruluşun yasal sorumluluğu olan tüm nesnelerin muhasebesi ve yerinin güncel bilgilerinin tutulması. Bu, ödünç verilen nesneleri, erişilmemiş veya önceden belgelenmemiş öğeleri, geçici olarak emanet edilen nesneleri ve destek koleksiyonlarını içerebilir.
Konum + Hareket Kontrolü: Kuruluşun herhangi bir nesneyi herhangi bir zamanda konumlandırabilmesini sağlamak için kuruluşun sorumluluğundaki tüm nesnelerin veya nesne gruplarının mevcut ve geçmiş konumlarına ilişkin bilgilerin yönetimi ve belgelenmesi. Konum, bir nesnenin veya nesne grubunun depolandığı veya görüntülendiği belirli bir yerdir.
Fonksiyonel Yetenekler
Koleksiyon Yönetimi
Koleksiyon Yayıncılığı
Koruma
Veri yönetimi
Sergiler
Krediler + Sevk
Politika/Yasal/Sigorta
Kaynak yönetimi
Özelleştirme ve Kişiselleştirme
Sistem Yönetimi
Kelime Bilgisi + Yetki Kontrolü
Sistem ve Teknolojik Yetenekler
Küçük ve büyük müzeler için tasarım
Kullanıcı Arayüzü tasarım standartları
Servis Odaklı Mimari
Birlikte çalışabilirlik
Özelleştirilebilirlik
Diğer sistem ve teknoloji gereksinimleri
Kataloglama: Nesneleri resmi olarak tanımlayan ve açıklayan önemli bilgilerin derlenmesi ve bakımı. Nesnelerin menşei ile ilgili bilgileri ve ayrıca koleksiyon yönetimi belgelerini içerebilir; satın alma, koruma, sergileme ve ödünç verme geçmişi ile konum geçmişine ilişkin ayrıntılar. Bir nesne hakkında bilinen her şeyin tek bir yerde toplanmasına gerek yoktur, ancak kuruluş tarafından bilinen diğer ilgili bilgi kaynaklarına çapraz referanslar sağlamalıdır.
Yapılandırılmış nesne yönetimi: En azından bazı uygulamalar için, nesneleri yapılandırılmış bir şekilde ilişkilendirmek ve yapının her/herhangi bir düzeyine kataloglama açıklamaları eklemek mümkün olmalıdır. Yapı, kullanıcı tarafından değilse uygulama örneği başına tanımlanabilir/yapılandırılabilir olmalıdır.
Retrospektif Belgeleme: Mevcut nesneler ve koleksiyonlar için yeni bilgilerin belgelenmesi yoluyla, SPECTRUM Asgari Standartlarını (veya diğerini) karşılamak için nesneler ve koleksiyonlar hakkındaki bilgi standardının iyileştirilmesi.
Toplu Kataloglama: Sistem, sistemik hata düzeltme, eski verileri güncelleme vb. amacıyla kullanıcının tanımlanmış öğe grupları üzerinde işlem yapmasına izin vermelidir.
Zamana Dayalı Kataloglama Araçları: Sistem, kullanıcının zamana dayalı kataloglama yapmasına, zamana dayalı medyanın bölümlerini, geleneksel bir eserin bir parçasını tanımladığı gibi tanımlamasına izin vermelidir.
Koleksiyon Yayıncılığı
Koleksiyon Yayınlama Modülü: Sistem, kullanıcının sistemde bulunan koleksiyon bilgilerini kamuya açık veya şifre korumalı kullanım için web üzerinde yayınlamasına izin vermelidir.
Topluluk Kataloglaması ve Seçme: Koleksiyon yayınlama modülü aşağıdaki özellikleri içermelidir: (a) bir kullanıcı kaydı ve hesap yönetimi modülü; (b) etiketleme (anahtar kelimeye dayalı); (c) özel koleksiyonlar/çalma listeleri oluşturma yeteneği; (d) öğe veya liste düzeyinde tam olarak açıklama ekleme yeteneği; (e) diğer kişilere (bireyler, tanımlanmış gruplar veya tüm kayıtlı kullanıcılar) kullanıcı tarafından oluşturulan listelere/koleksiyonlara ekleme yapma, bunları değiştirme veya içerikleri görüntüleme haklarının atanması.
Koruma
Nesne Durum Kontrolü + Teknik Değerlendirme: Bir nesnenin yapısı ve durumu hakkındaki bilgilerin ve kullanımına, işlenmesine ve çevre ortamına ilişkin tavsiyelerin yönetimi ve belgelenmesi.
Koruma + Koleksiyon Bakımı: Müdahale ve önleyici koruma faaliyetlerine ilişkin bilgilerin yönetimi ve belgelenmesi.
Koruma Yönetimi: Sistem, kullanıcının koruma çalışması ihtiyacını kaydetmesine olanak sağlamalıdır; arşiv materyallerine ve kağıt dosyalara referans da dahil olmak üzere teknik inceleme süreci; herhangi bir iyileştirici tedavi; bir nesnenin koşullarının ve tedavilerinin geçmişi; tedavi geri aramalarına ilişkin bildirim; ve nesnelerin benzersiz yerel numarası aracılığıyla koruma bilgileri.
Veri yönetimi
İçe / Dışa Aktarma İşlevleri: Yazılım, kullanıcının, kullanıcı tanımlı veya standart formatları (CDWALite, SPECTRUM, MARC, vb.) kullanarak dosya ve verileri içe ve dışa aktarmasına izin vermelidir.
Arama: Yazılım, kullanıcının tüm alanlarda arama yapmasına, arama sonuçlarını sıralamasına, aramaları kaydetmesine ve temel ve gelişmiş (çok yönlü) arama sağlamasına olanak sağlamalıdır.
Meta Veri Yapılandırması: Sistem, kullanıcının veritabanındaki her alana meta veri standartları atamasını sağlayacak meta veri yapılandırma araçlarını içermelidir. Araç, yeni ortaya çıkan ve gelecekteki standartların dahil edilmesine olanak sağlayacaktır.
Raporlama: Sistem, kullanıcıların şunları yapmasına olanak tanıyan sağlam bir raporlama modülü içermelidir: önceden tanımlanmış ve kullanıcı tanımlı raporlar oluşturma, otomatik raporlar planlama, özel raporları kaydetme, formlar ve etiketler oluşturma, rapor verilerini dışa aktarma, geçmiş aramaları geri çağırma vb.
Makine Tarafından Okunabilen Etiketleme: Sistem, barkodlar ve radyo frekansıyla tanımlama (RFID) dahil ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere, makine tarafından okunabilen etiketleme sistemlerinin oluşturulmasını, yönetimini ve entegrasyonunu desteklemelidir.
Sergiler
Sergi Planlama: Bir sergi ve teşhir programının geliştirilmesi, koordine edilmesi ve uygulanması süreçleri de dahil olmak üzere, geçici sergilerin ve kalıcı sergilerin yönetimi ve belgelenmesi.
Ödünçler + Sevkler
Gelen Ödünçler: Kuruluşun belirli bir süre ve belirli bir amaç için sorumlu olduğu nesnelerin ödünç alınmasının yönetimi ve belgelenmesi, normalde sergileme/sergileme, ancak araştırma, koruma, eğitim veya fotoğraf/yayın dahil.
Giden Ödünçler: Nesnelerin belirli bir süre için ve belirli bir amaç için başka kuruluşlara veya bireylere ödünç verilmesinin yönetimi ve belgelenmesi, normalde sergileme/sergileme, ancak araştırma, koruma, fotoğrafçılık ve eğitimi de içerir.
Taşıma: Kuruluşun kısmen veya tamamen sorumlu olduğu nesnelerin taşınmasının yönetimi ve belgelenmesi.
Politika/Yasal/Sigorta
Hak Yönetimi: Kuruluşa fayda sağlamak ve başkalarının haklarına saygı göstermek amacıyla, kuruluşun sorumlu olduğu nesne ve bilgilerle ilgili hakların yönetimi ve belgelenmesi.
Risk Yönetimi: Bir kuruluşun koleksiyonlarına ve geçici olarak sorumlu olduğu nesnelere yönelik potansiyel tehditlerle ilgili bilgilerin yönetimi ve belgelenmesi. Afet planlamasını destekleyen belgelerin yanı sıra önleyici tedbirlerin alınmasını sağlayacak bilgilerin sağlanmasını da içerir.
Sigorta ve Tazminat Yönetimi: Bir kuruluşun hem kalıcı koleksiyonunda bulunan hem de geçici olarak sorumlu olduğu nesnelerin sigorta ihtiyaçlarının yönetimi ve belgelenmesi.
Kayıp + Hasar: Kuruluşun gözetimindeyken nesnelerin (nesnelerin) tespiti veya hasar görmesi durumunda etkili bir müdahalenin yönetimi ve belgelenmesi.
Erişimden Çıkarma + Bertaraf: Bertarafın (nesnelerin transferi veya imhası) ve erişimden çıkarmanın (bertarafın resmi olarak onaylanması ve belgelenmesi) yönetimi.
Denetim: Nesnelerin veya nesne bilgilerinin konumlarını, özgünlüklerini, doğruluğunu ve ilişkilerini doğrulamak amacıyla incelenmesi.
Kaynak yönetimi
Medya İşleme: Dijital medya dosyalarının yönetimi ve belgelenmesi. Sistem, kullanıcının medya nesnelerini yüklemesine/indirmesine, görüntülemesine ve kataloglamasına izin vermelidir.
Koleksiyon Dışı Materyal Yönetimi: Koleksiyondaki eserlerle ilgili bilgilerin yönetimi ve belgelenmesi. Sistem, kullanıcının bilginin konumunu, içeriğini, formatını ve bir yapay yapı veya yapay yapılar grubuyla ilişkisini izlemesine izin vermelidir.
Koleksiyonların Kullanımı: Organizasyondaki koleksiyonlara ve nesnelere dayalı tüm kullanımların ve hizmetlerin yönetimi ve belgelenmesi. Bunlar arasında sergi ve teşhir, eğitim amaçlı koleksiyonlar ve nesnelerin işletilmesi, araştırma ve incelemeler, nesnelerin çoğaltılması ve ticari kullanımı ve ilgili belgesel arşivleri yer almaktadır. Kullanıcı, şahsen, mektupla, telefonla veya başka herhangi bir iletişim aracıyla personeli (ve gönüllüleri) veya halkı içerir.
Bibliyografik Veri Yönetimi: Sistem, Bibliyografik Kayıtlar için İşlevsel Gereksinim'e (FRBR) (http://www.loc.gov/cds/FRBR.html) dayalı olarak, kullanıcının nesneler ve otorite öğeleriyle ilgili bibliyografik bilgileri kaydetmesine izin vermelidir.
Özelleştirme ve Kişiselleştirme
Ön uç kullanıcı: Sistem, modüllerin ve menülerin, başlangıç ekranlarının ve görsel öğelerin yerleştirilmesi de dahil olmak üzere, kullanıcıya kendi ortamı üzerinde bir dereceye kadar kontrol sağlamalıdır.
Sistem yöneticisi: Sistem, yöneticilere oturum açma bilgileri, roller ve izinler gibi öğeler üzerinde belirli bir düzeyde kontrol sağlayacaktır; otoriteler ve sözlükler modülü tarafından kontrol edilmeyen terim listelerine öğe ekleme ve alan adlarını değiştirme gibi.
Sistem teknisyeni: Sistem, teknisyenlere, geliştiricilere veya BT personeline yazılımda yapısal değişiklikler yapma olanağı sağlayacaktır.
Sistem Yönetimi
Denetim İzi: Sistem, kayıt oluşturma ve silme, kayıttaki tüm değişiklikler, kullanıcı kimliği oturum açma/çıkış etkinliği ve gerçekleştirilen sorgular dahil ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere sistemdeki faaliyetler için denetim izleri oluşturmalıdır.
Kontrol Paneli: Sistem, kullanıcıların bildirimlere, iş akışı görevlerine, planlanmış raporlara vb. anında erişim sağlayan kişiselleştirilmiş bir çalışma alanı veya "kontrol paneli" oluşturmasına izin vermelidir.
Belge Oluşturma: Sistem, kullanıcıların koleksiyon verileriyle doldurulmuş biçimlendirilmiş belgeler (örneğin eser makbuzları, hediye senetleri, kredi belgeleri) oluşturmasına izin vermelidir.
Belgeleme: Sistem, ön uç kullanıcılar ve arka uç yöneticiler/geliştiriciler için belgelenmelidir.
Yardım: Sistem, öğreticiler, bağlama özel yardım) ve hem sistem tarafından sağlanan hem de kullanıcı tanımlı yardım dahil olmak üzere eksiksiz bir yardım işlevleri seti sağlamalıdır.
Bildirimler: Sistem, kullanıcıların sistemde gerçekleştirilen eylemlere göre bildirimler (manuel veya otomatik) oluşturmasına izin vermelidir. Bildirimler sistemin kendisi aracılığıyla (örneğin başka bir kullanıcının kontrol panelinde görünerek), e-posta, SMS metni veya başka yollarla gönderilebilir.
İzinler: Sistem, yöneticinin saha düzeyinde sisteme erişimi tanımlamasına izin vermelidir. Bu izinler bir işlev düzeyi (ör. küratör, kayıt şirketi vb.) oluşturacak şekilde birleştirilmelidir.
Güvenlik: Sistem, şifre koruması, veri güvenliği özellikleri (izin bazlı kayıt silme vb.) gibi güvenlik özelliklerini sağlamalıdır.
İş Akışı Yönetimi: Sistem, kullanıcıların göreve, role vb. dayalı olarak yönetilen bir işlem dizisi oluşturmasına izin vermelidir.
Kelime Bilgisi + Yetki Kontrolü
Yetki Kontrolü: Tanımlanan koleksiyonla ilgili kişiler, yerler, nesneler ve diğer kavramlar hakkındaki bilgilerin belgelenmesi ve yönetimi. Sistem, kullanıcıların öğe düzeyindeki kayıtlardan ayrı olarak yetki bilgilerini yakalamasına ve ardından bilgileri uygun kayıtlara bağlamasına olanak sağlamalıdır.
Kelime Kontrolü: Bir koleksiyonu tanımlamak için kullanılan kontrollü terim listelerinin belgelenmesi ve yönetimi. Sistem hem standart hem de kullanıcı tanımlı terimlerin kullanımına izin vermelidir.
Sistem ve Teknolojik Yetenekler
Geliştirilme aşamasındadır ve belirli bir sıraya göre değildir
Aşağıdaki sistem ve teknolojik yetenekler, hem sistemin sahip olması gereken genel özellikleri hem de bazı spesifik teknolojik ve tasarım gerekliliklerini içerir.
Küçük ve büyük müzeler için tasarım
Proje ekibi CollectionSpace'i kullanabilmesi gereken çeşitli kurum türlerini belirledi. Bir uçta, a) CollectionSpace'i nispeten küçük bir sunucuya (şirket içi veya barındırılan) "anahtar teslimi" bir uygulama olarak kurma becerisini veya b) koleksiyon yönetim sistemlerinin bakımını başka bir kuruma veya sağlayıcıya dış kaynak olarak sağlamayı isteyebilecek küçük müzeler vardır. . Diğer uçta birden fazla koleksiyon barındıran, profesyonel BT personeline sahip olan ve koleksiyon yönetim sistemini diğer sistemlerle (örneğin kimlik yönetimi için) entegre etme ihtiyacı duyan daha büyük kurumlar bulunmaktadır. CollectionSpace'e yönelik tek bir kod tabanı, bu farklı türdeki kurumlar için dağıtılabilmeli veya kurulabilmelidir.
Kullanıcı Arayüzü tasarım standartları
CollectionSpace, hem birincil müze tabanlı izleyici kitlesi ("arka uç") hem de genel kamu veya koleksiyon yayınlama arayüzleri ("ön uç") için kullanıcı merkezli tasarım ilkelerine göre tasarlanacaktır. Geniş bir kullanıcı yelpazesini temsil eden bir dizi kişi ve senaryo geliştirilecektir. Bu süreç, Toronto ve Berkeley'deki Fluid ekibi üyelerinin doğrudan katılımının yanı sıra Fluid Project'in UX Araç Takımı tarafından bilgilendirilecek. Akışkan tasarım desenleri ve bileşenleri, yazılımın arka uç arayüzüne dahil edilecektir. Ayrıca kurumların arayüz bileşenlerini belirli kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının rol ve sorumluluklarına göre özelleştirmelerine ve isterlerse bazı özelleştirme seçeneklerini kullanıcılara aktarabilmelerine olanak sağlamak için Fluid çerçevelerinden yararlanılacak.
Servis Odaklı Mimari
CollectionSpace'in genel mimarisi genel olarak tasarım ve geliştirme için Hizmet Odaklı Mimari ilkelerine dayanmaktadır. [Faydalarını kısaca tanımlayın.] [SOA analizi, tasarımı ve geliştirilmesine yönelik çevik hibrit yaklaşımımızı açıklayın.]
Birlikte çalışabilirlik
CollectionSpace'in temel gereksinimlerinden biri, diğer sistem ve hizmetlerle birlikte çalışabilirliği desteklemesidir. Bu gereksinim, yukarıdaki Hizmet Odaklı Mimari yön taslağıyla el ele gider ancak topluluk tarafından belirlenen bir dizi özel ihtiyaç tarafından yönlendirilir. Gerekli olan birlikte çalışabilirlik farklı düzeylerde gerçekleşebilir: veri düzeyinde (örneğin, CollectionSpace'in verileri diğer veri sağlayıcılarla az çok programlı bir şekilde paylaşması gerektiğinde), sistemden sisteme düzeyinde (örneğin, CollectionSpace'in veriyi paylaşması gerektiğinde) kimlik yönetim sistemi veya arşiv yönetim sistemi gibi kurumun kullandığı başka bir sistemle ve hatta CollectionSpace sisteminin kendisiyle entegre olabilmesi.
Bu tür birlikte çalışabilirlik arasındaki çizgiler hızla bulanıklaşabilir! Bununla birlikte, hem tanımlanan özel birlikte çalışabilirlik gerekliliğini karşılayan hem de yeniden kullanım için en esnek ve sürdürülebilir platformu sağlayan bir dizi teknik ve teknoloji kullanılacaktır. Özellikle Web Hizmetleri ve Eklenti Uygulama Programlama Arayüzleri (API'ler), verilere, işlevlere ve hizmetlere birlikte çalışabilirlik sağlayacaktır. Web Hizmetleri ve API'ler ayrıca geliştiricilerden ve kurumlardan oluşan bir topluluğun, kendi özel ihtiyaçlarını karşılayan ve CollectionSpace topluluğuna geri sağlanabilecek işlevler geliştirmesini kolaylaştıracaktır.
Aşağıdaki sistem gereksinimleri seti, birlikte çalışabilirliğe yapılan vurgudan faydalanacaktır:
Dijital Varlık Yönetimi: CollectionSpace, yüklenen medyayı depolamak için yerleşik bir sistem sağlamalıdır. Bir dosya depolama hizmeti, geliştiricilerin Fedora dijital nesne deposu gibi alternatif depolama seçeneklerini kolayca entegre etmelerine olanak tanır.
Kimlik Yönetimi: CollectionSpace yerleşik kullanıcı kimlik doğrulama ve yetkilendirme işlevlerine sahip olmalıdır. Ancak bazı kurumlar başka bir kimlik yönetimi sisteminden (örn. LDAP) alınan kimlik bilgilerini kullanmak isteyecektir.
Jeo-uzaysal Bilgi İşleme ve Görselleştirme: CollectionSpace, jeo-uzaysal işlemler için Google Haritalar API'si gibi hizmetleri kullanmalıdır. İnternette diğer görselleştirme yetenekleri kullanıma sunuldukça CollectionSpace'in bunlardan yararlanabilmesi gerekiyor.
Sorgu Hizmeti: Tüm temel ve gelişmiş arama arayüzü seçeneklerini bir web hizmeti olarak ortaya çıkaran hizmet.
Medya Erişim Hizmeti: Belirli bir medya öğesinin tüm sürümlerine erişim sağlayan hizmet. Bu hizmet, harici uygulamaların medyayı doğrudan almasına ve görüntülemesine olanak tanır.
Veri Gönderim Hizmeti: Nesne ve otorite verilerinin gönderilmesini ve medyanın yüklenmesini kabul eden hizmet, harici uygulamaların sisteme veri eklemesine olanak tanıyacaktır.
Diğer sistemlerle birlikte çalışabilirlik (örneğin, Arşivler ve Kütüphane Sistemleri; Koruma Yönetimi ve Dokümantasyon; Sergi Planlama): İkinci CollectionSpace topluluk tasarımı çalıştayında, birkaç topluluk üyesi diğer sistemlerle birlikte çalışabilirliği arzu edilen bir özellik ve CollectionSpace için önemli bir fırsat olarak tanımladı.
Özelleştirilebilirlik
CollectionSpace, belirli bir kurumun ihtiyaçlarını karşılayacak önemli bir özelleştirme kapasitesine sahip olmalıdır. Bu yetenek, farklı grafik öğelerine izin vermekten daha geniştir. Örneğin katılım süreci kurumdan kuruma önemli ölçüde farklılık gösterebilmektedir. CollectionSpace yerel özelleştirmeye izin vermelidir. Yapılabileceklerin sınırları olacak ve büyük ölçüde önceliklere bağlı olacaktır. İdeal olarak, her bir işlevsel alan için (yukarıda) ihtiyaç duyulan veya istenen özelleştirmenin derecesini ve türünü belirleyeceğiz ve bunun süreç analiziyle (örneğin müze uzmanlarıyla yapılan tartışmalar) yönlendirilmesi gerekiyor.
Diğer sistem ve teknoloji gereksinimleri
- Uluslararasılaştırma ve yerelleştirme
- Erişilebilirlik uyumluluğu
- Dokümantasyon
- Standart desteği ve meta veri yönetimi
- Meta veri alma ve dışa aktarma araçları
- Birleşik arama
CollectionSpace İşlevsel Gereksinimler Listesi