Başarılı ECM Uygulamasının En İyi Yolları
Özet
Bir belge yönetim sisteminin uygulanması esasen zor bir iştir ve başarıyla yapmak için aklınızda bulundurmanız gereken birçok şey vardır. İşte bazı yararlı ipuçları.
Günümüzün veri odaklı dünyasında, günlük olarak belge sayısındaki katlanarak artan artış, örgütlenmemiş bir yönetimde karışıklık yaratabilir. İş süreçlerinizi daha karmaşık hale getirebilir ve veri analizine dayalı bilinçli bir karar vermesi için yönetimi kısıtlayabilir. Burada, bir kurumsal içerik yönetimi (ECM) çözümü yardımcı bir yardım sunar ve şirketin operasyonu kolaylaştırmasını sağlar.
ECM çözümü kurumsal belgeleri saklayabilir, yönetebilir ve düzenleyebilir. Aynı zamanda güvenliği arttırır ve kritik verilere gerçek zamanlı erişimi kolaylaştırır. Kurumsal içerik yönetimi, pahalı dijital altyapı harcamalarından kurtulmalarına yardımcı olduklarından, şirketler büyük tasarruf sağlayabilir. Ayrıca, kuruluş kağıda olan ihtiyacı ortadan kaldırarak “Go Green” girişimini destekleyebilir.
Ancak birçok şirket ECM'yi işyerlerine entegre etmekte zorlanıyor, ancak uzun vadede büyük bir verim alabilirsiniz. Gelenekselden gelişmiş bir sisteme kusursuz bir geçiş sağlamak için bir belge yönetim şirketine danışabilirsiniz.
Burada, belge yönetim sistemini entegre etmenize yardımcı olabilecek on önemli adımın bir listesini veriyoruz.
1. Anahtar hedeflerin belirlenmesi
Diğer tüm projeler gibi, ECM'yi uygulamak için bir yol haritası yapmanız gerekir. Planınız ağrı noktaları, olası çözümler ve riskler veya endişeleri içermelidir. Hedeflerden sapmamak için kapsamı ve sonucu da planlayabilirsiniz. Kritik verilerin gelişmiş ECM çözümüne geçişini geciktirebilecek önemsiz görevleri tanımlayabilirsiniz.
İçerik yönetim sistemi ayrıca mevcut içeriği ve konumunu belirlemenizi sağlar. Temel hedeflerin doğru tanımlanmasıyla çoğaltma ve diğer sorunları ortadan kaldırarak bu avantajdan yararlanabilirsiniz.
İlgili blog: Neden Yeni Kurumsal İçerik Yönetim Sistemine Geçmelisiniz?
2. Ölçüm sonuçları
Kurumsal içerik yönetim sistemini uyguladığınızda sonuçların nicelemesi de önemlidir. Sonucu finansal ve pratik açıdan ölçmeniz gerekir. Ölçülebilir özelliklerden bazıları altyapı konusunda tasarruf, güvenlik önlemleri, gelişmiş işbirliği ve müşteri hizmeti ölçümleridir.
Sonuçların ölçülmesi, projenizin doğru yöne gidip gitmediğini belirlemenize yardımcı olabilir ve ölçülen bir sonuç temelinde gerekli önlemleri alabilirsiniz.
3. Destek alın
Bu aynı zamanda bir ECM'nin tüm hızıyla faydalarından yararlanmak için gerekli bir adımdır. Bir belge yönetim sistemi uyguladığınızda, tüm kuruluşun etkisi olacaktır. Bu nedenle, bir yol haritası hazırlarken, yasal hücre, kayıt yönetimi, yönetim kurulu ve diğer uzmanlar gibi çeşitli bölümlerin temsilcilerinden en etkili planı yapmalarını istemeniz gerekir.
4. Etkili iletişim
İşyerinizde bir ECM uygularken etkili iletişim sağlamalısınız. Doküman yönetim şirketinin vizyonunuzu, beklentilerinizi ve istenen sonucunuzu anlamasını sağlayamazsanız, vasat bir çözüme sahip olabilirsiniz. Ayrıca, ECM sistemini uygularken şirketinizin gerekli bilgileri paylaşmada şeffaf kalması gerekir.
Çalışanlarınızın sürece dahil olmalarını ve sürece dahil olmalarını kolaylaştırmak için eğitim verebilir, potansiyel araçları tartışabilir ve önemli bilgileri paylaşabilirsiniz.
5. İhtiyaçları tesbit etin
Özelleştirilmiş bir kurumsal içerik yönetimi çözümü aynı derecede sağlam sistemlere ihtiyaç duyar. Ayrıca, mevcut sistemlerden hangisinin yararlı olduğunu ve altyapı ihtiyacını belirlemek için modası geçmemiş olduğundan emin olmanız gerekir. Mevcut BT bileşenlerinin kapasitesini değerlendirmek için güvenilir bir servis sağlayıcı şirketin ECM yöneticisine güvenebilirsiniz. Servis sağlayıcı mevcut ve yeni araçları istenen hedeflere ulaşmak için tesbit edebilir. İhtiyaca uygun bir sistemi konumlandırabilir.
6. Mülkiyet
Her şeyi netleştirdikten sonra, girişimlerin sahipliğini üstlenebilecek ve ECM uygulamasını biraz kolaylaştırmanıza yardımcı olacak özel bir profesyonel ekibine ihtiyacınız var. ECM ve IT tasarımı, sistem konfigürasyonu, test ve destek, bakım ve veri taşıma, mülkiyeti takdir eden alanlardan bazılarıdır.
Görevlerin sahipliğini almak, süreci kolaylaştırabilir ve her şeyi düzenli tutabilir.
7. Erişim politikalarını tanımlayın
Veri güvenliği, öncelikli olan en önemli alanlardan biridir. Veri yönetimi sistemini güvenli hale getirmek istiyorsanız, güvenlik standartları oluşturmanız ve erişim politikaları uygulamanız gerekir. Örneğin, bir hiyerarşi düzenine dayalı bir izin sistemi oluşturabilirsiniz. Ayrıca, kullanım ömrü sona erdiğinde güvenle atılacak veri veya belgeleri içeren bir güvenlik politikası da planlayabilirsiniz.
8. test için tercih
Şimdi, kurumsal içerik yönetimi çözümü aldıktan sonra bu önemlidir. Seçili bir grup insan arasında test etmelisin. Sistemi tüm şirkete uygulamadan önce gerçek bir senaryoda test edebilirsiniz. Yapıcı geri bildirim ve öneriler, belge yönetim sisteminin hatalarını veya boşluklarını bulmanıza yardımcı olabilir ve bu sorunları hemen çözebilirsiniz.
ECM sistemini uygulama sürecine seçilen çalışanları ve kilit kişileri dahil etmek için test yapmak da gereklidir.
9. Esnekliği sağlamak
Ayarlama ve esneklik, kurumsal düzeyde içerik yönetim sistemini işyerinizde uygularken aklınızda bulundurmanız gereken gerekli özelliklerdir. ECM sisteminin tüm sistemi yönetmek için ölçeklenebilir ve esnek olması gerekir. Her şey hazır olunca, etkili iletişim ve sürekli işbirliğini sürdürürken özelleştirilmiş ECM çözümünüzü de başlatabilirsiniz.
Sonuç Hatları
Gelişmiş iş süreçlerine doğru yolculuğunuza başlamaya ve şirketinizi bir sonraki verimlilik ve üretkenlik seviyesine götürmeye hazır mısınız? Özelleştirilmiş bir kurumsal içerik yönetimi çözümü, çok zaman ve emek tasarrufu sağlarken kesinlikle size yardımcı olabilir. Güvenilir bir servis sağlayıcı bulmak için ihtiyacınız olan her şey.
SelenSoft tanınmış bir açık kaynak yazılım danışmanlık şirketidir. Alfresco ve ProcessMaker BPM platformlarını kullanarak global kurumsal müşterilere birinci sınıf ECM çözümleri sunuyoruz. İşyerinizde ECM uygulaması hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, bize bir e-posta gönderin; yöneticilerimiz size en kısa sürede geri dönecektir.
Ayrıca Okuyun: ECM Liderinden Dijital İşlemlerin Geleceğine
Başarılı ECM Uygulamasının En iyi Yolları