Açık Kaynaklı Sözleşme Yönetim Yazılımı: Temel Bir Kılavuz

Sayısız saatin fiziksel klasörler ve sözleşmeler arasında gezinmek için harcandığı günler çoktan geride kaldı. Teknoloji artık her şeyi kolaylaştırıyor; örneğin, açık kaynaklı sözleşme yönetim yazılımı size zaman, enerji ve para kazandırabilir. Daha doğrusu, neden herkes açık kaynaklı sözleşme yönetim yazılımını düşünmelidir - ve aranacak temel özelliklerden bazıları nelerdir? Bu makalede, ücretsiz kullanabileceğiniz sözleşme yönetim araçlarına daha derinlemesine bakıyoruz - bu yüzden daha fazla bilgi edinmek için okumaya devam edin.

Sözleşme Yönetim Yazılımı Nedir?

Sözleşme yönetimi yazılımı, şirketinizin tüm sözleşmelerini, oluşturuldukları andan iptal edildikleri ana kadar yönetmenize yardımcı olabilecek bir yazılımdır. Bu tür yazılımlar genellikle doğası gereği çok idaridir ve kulağa çok süslü bir şey gibi gelmese de, sözleşmelerle uğraşan hemen hemen her kuruluşun faydalanabileceği bir yazılım türüdür.

Sözleşme yönetimi yazılımlarının bazen müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) yazılımıyla karıştırıldığını belirtmek önemlidir. İkisi de şirketlerin müşterilerini yönetmelerine yardımcı olmaları anlamında birbirine çok benzer. Ancak, CRM genellikle müşterilerle ilişkiler kurmaya, yönetmeye ve sürdürmeye odaklanırken, sözleşme yönetimi yazılımı bu ilişkileri her iki taraf (siz ve müşterileriniz) için daha etkili olacak şekilde optimize etmeye odaklanır.

Daha geleneksel bir senaryoda, sözleşme yönetimi bir elektronik tabloda ele alınabilir. Ancak, modern ihtiyaçlar karmaşık müşteri ilişkileri ve yaşam döngüleri etrafında döner - ve bu nedenle, sözleşmeler de giderek daha karmaşık hale gelmektedir.

Sözleşme yönetimi yazılımı (bazen “sözleşme yaşam döngüsü yönetimi” veya CLM olarak da adlandırılır) size genellikle şunları sağlar:

• Şirketinizin tüm sözleşmelerini merkezi bir depolama alanında güvenli bir şekilde takip etme ve yönetme yeteneği
• Sözleşme süreçlerini oluşturmadan imzalamaya ve sona erdirmeye kadar otomatikleştirme ve kolaylaştırma yeteneği
• Sözleşmelerin müzakere edilmesi ve kırmızı çizgilendirilmesi için entegre araçlar
• Sözleşme faaliyeti, performansı ve değeri hakkında rapor oluşturma yeteneği
• Verilerinizi daha iyi yönetebilmeniz için gelişmiş arama yetenekleri

...ve dahası.

Ayrıca, CLM yazılımı aşağıdakiler dahil olmak üzere birden fazla departmanda kullanılma eğilimindedir:

• Tedarik
• Yasal
• Finans
• İnsan kaynakları
• Satış

Dolayısıyla, departmanlar arası çabaları (örneğin yeni bir çalışanın işe alınması gibi, bunun İK, Hukuk ve Finans departmanları tarafından aynı anda yapılması gerekir) da birbirine bağlayabilecektir.

Sözleşme yönetimi yazılımı birçok şirkette her zaman özel bir araç değildir. Örneğin, bazıları sözleşme yönetimi için belirlenmiş araçları olarak SharePoint'i kullanabilirler; bu, basit sözleşme paylaşımı ve iş birliği ihtiyaçları olan kuruluşlar için iyi çalışabilir.

Ancak, biraz daha sofistike bir şeye ihtiyaç duyan işletmeler için piyasada çok sayıda sözleşme yönetimi yazılım aracı mevcuttur. Dahası, oldukça fazla sayıda açık kaynaklı sözleşme yönetimi aracı seçeneği de mevcuttur.

İletişim Yönetimi Yazılımını Kullanmanın Avantajları

Açık kaynaklı sözleşme yönetimi yazılım seçeneklerine dalmadan önce, neden böyle bir aracı düşünmeniz gerektiğini tartışalım. İşte işletmeniz için bir CLM ile çalışmanın en sık dile getirilen avantajlarından bazıları:

Daha İyi Organizasyon

Sözleşme yönetimi yazılımı kullanmanın ilk ve en belirgin avantajı, şirketinizin tüm sözleşmelerini daha iyi organize etmenize yardımcı olabilmesidir. Bu, birçok nedenden dolayı son derece önemlidir, ancak belki de en önemlisi, ihtiyaç duyduğunuzda belirli sözleşmeleri bulmayı çok daha kolay hale getirmesidir.

Örneğin, başvuruda bulunabileceğiniz belirli bir sözleşmeyi açmanız gerekiyorsa, tüm sözleşmeleriniz tek bir merkezi konumda saklanırsa bunu hızlı ve kolay bir şekilde yapabilirsiniz. Bu, bilgisayarınızdaki kağıt yığınları veya farklı klasörler arasında arama yapmak zorunda kalmanın aksinedir; bu da oldukça fazla zaman alabilir - bu zaman diğer görevlere daha iyi harcanabilir.

Takip Etmek

Bir sözleşme yönetim aracı, çoğumuzun yapmayı unuttuğu şeyi yapmanıza yardımcı olabilir: artık ihtiyaç duymadığımızda (veya ücretsiz deneme süresi dolduğunda) abonelikleri veya sözleşmeleri iptal etmek. Büyük işletmelere uzun vadede uygulandığında, bunun finansal etkisi önemli olabilir.

Sözleşme yönetimi yazılımı ayrıca şirketinizin tüm sözleşmelerini takip etmenize yardımcı olabilir, böylece hangilerinin yenilenme zamanı geldiğini ve hangilerinin yeniden müzakere edilmesi gerektiğini her zaman bilirsiniz. Bu size çok fazla zaman, emek ve para kazandırabilir.

Anlaşılması daha kolay

Sözleşme yönetimi yazılımı kullanmanın bir diğer avantajı da sözleşmelerin daha kolay anlaşılmasını sağlayabilmesidir. Bu önemlidir çünkü hepimizin bildiği gibi sözleşmeler oldukça karmaşık ve kafa karıştırıcı olabilir. Ancak sözleşmelerinizi yönetmenize ve takip etmenize yardımcı olabilecek bir aracınız varsa, onları çok daha iyi anlayabilirsiniz.

Bu son derece önemlidir, çünkü sözleşmelerinizi anlamazsanız, size çok paraya mal olabilecek hatalar yapabilirsiniz.

Daha Hızlı Uygulama

Son olarak, sözleşme yönetimi yazılımı sözleşmelerinizi daha hızlı yürütmenize yardımcı olabilir. Bunun nedeni, yazılımın sözleşme yönetimiyle ilişkili birçok görevi otomatikleştirebilmesidir, örneğin hatırlatıcılar göndermek, raporlar oluşturmak vb.

Sonuç olarak, sözleşmelerinizi daha hızlı yürütebileceksiniz, bu da size çok fazla zaman ve para kazandırabilir. Ayrıca, insan hatasını azaltmanıza da yardımcı olabilir (ki hepimizin bildiği gibi, oldukça maliyetli olabilir.)

Daha İyi Departmanlar Arası İşbirliği

Daha önce de belirtildiği gibi, sözleşme yönetimi yazılımı departmanlar arası iletişimi ve iş birliğini de iyileştirebilir. Tüm sözleşmeler tek bir referans noktasından yönetildiğinde, farklı departmanlardaki kişilerin sorunsuz bir şekilde iş birliği yapması daha kolaydır.

Açık Kaynaklı Sözleşme Yönetimi Yazılımı Nasıl Seçilir

Açık kaynaklı bir sözleşme yönetim yazılımı yalnızca maliyetlerden tasarruf etmenizi sağlamakla kalmayacak, aynı zamanda size özellikler de sunacaktır. Ancak bu kadar çok seçenek mevcutken, ihtiyaçlarınız için en iyisini nasıl seçersiniz?

Açık kaynaklı bir sözleşme yönetimi yazılımı seçerken göz önünde bulundurmanız gereken bazı faktörler şunlardır:

Esneklik

Esneklik, açık kaynaklı bir yazılım seçerken dikkate alınması gereken ilk kriterlerden biridir. Sonuçta, şirketinizin özel ihtiyaçlarına ve gereksinimlerine göre özelleştirilebilen bir yazılım isteyeceksiniz. Bir mühendis ekibi, açık kaynaklı yazılımınızı özel kullanım durumlarınıza uyarlamanıza yardımcı olabilir, böylece bu araçtan en iyi şekilde yararlanabilirsiniz.

Kullanım kolaylığı

Siz ve ekibinizin hızla kavrayıp hemen kullanmaya başlayabilmesi için kullanımı kolay bir sözleşme yönetimi yazılımı isteyeceksiniz. Çok karmaşık herhangi bir şey kapsamlı eğitim gerektirebilir ve olağan iş akışınızda kesintilere yol açabilir.

Entegrasyon

Dikkate alınması gereken bir diğer önemli faktör ise entegrasyondur. Seçtiğiniz sözleşme yönetimi yazılımının şirketinizin kullandığı diğer yazılım programlarıyla kolayca entegre edilebildiğinden emin olmak isteyeceksiniz. Bu, şirketinizin tüm sözleşmelerini tek bir merkezi konumda yönetmenizi çok daha kolay hale getirecektir.

İşbirliği ve İş Akışları

Son olarak, seçtiğiniz sözleşme yönetimi yazılımının iş birliğine izin verdiğinden emin olmak isteyeceksiniz. Bu önemlidir çünkü yukarıda da belirttiğimiz gibi, iş birliği sözleşme yönetimi söz konusu olduğunda anahtardır.

Güvenlik

Seçtiğiniz sözleşme yönetimi yazılımının güvenli olduğundan emin olmak isteyeceksiniz . Bu önemlidir çünkü yazılımda çok sayıda hassas bilgi depolayacaksınız.

E-imza

Bir diğer önemli kriter ise sözleşmelerinize e-imza ekleyebilme yeteneğidir. Sonuçta, sözleşmelerinizi hızlı ve kolay bir şekilde imzalayabilmeniz için elektronik imzalara izin veren bir sözleşme yönetim yazılımı isteyeceksiniz. Bu, günümüzde çoğu işletmenin çalıştığı uzak ve küresel ortamda özellikle önemlidir.

Sözleşme Yaşam Döngüsü Yönetimi

Tüm açık kaynaklı sözleşme yönetim yazılımları sözleşme yaşam döngüsünü yönetemez, bu nedenle bu özelliğe de dikkat etmek önemlidir.

Beyaz Etiketleme

Yazılımınızı şirketinizin adı ve logosuyla markalamak istiyorsanız, seçtiğiniz sözleşme yönetimi yazılımının beyaz etiketleme sunduğundan emin olmak isteyeceksiniz.

Bunlar açık kaynaklı bir sözleşme yönetim yazılımı satın alırken dikkate alınması gereken tek kriterler olmasa da, kesinlikle en önemlilerinden bazılarıdır. Evrensel olarak mükemmel bir çözüm yoktur, bu nedenle kuruluşunuzun ihtiyaç duyduğu özelliklerin bir listesini yapın ve "ideal" tanımınıza en yakın olan açık kaynaklı yönetim yazılımını arayın. İşte oradaki seçenekler okyanusunda gezinmenize yardımcı olacak bazı açık kaynaklı sözleşme yönetim incelemeleri .

Sıkça Sorulan Sorular:

S1: SharePoint sözleşme yönetimi için kullanılabilir mi?

Evet, SharePoint sözleşme yönetimi için kullanılabilir. Ancak, SharePoint'in özel bir sözleşme yönetimi yazılımı olmadığını unutmamak önemlidir . Bu, sözleşmelerinizi etkili bir şekilde yönetmek için ihtiyaç duyduğunuz tüm özelliklere sahip olmayabileceği anlamına gelir.

S2: CLM ücretsiz mi?

Bazı CLM (sözleşme yaşam döngüsü yönetimi) seçenekleri ücretsizdir (açık kaynaklıdır). Ancak çoğu zaman "ücretsiz" terimi yalnızca yazılımın kendisini ifade eder ve onunla birlikte gelen eklentileri, desteği veya diğer hizmetleri ifade etmez. Herhangi bir ücretsiz yazılım çözümüne karar vermeden önce küçük yazıları dikkatlice okumanız önemlidir, böylece tam olarak ne aldığınızı bilirsiniz.

S3: Salesforce bir sözleşme yönetim aracı mıdır?

Salesforce bir sözleşme yönetim aracı sağlar. Ancak, özellikle Salesforce'u başka amaçlar için de kullanmıyorlarsa, küçük ve orta ölçekli işletmeler için genellikle çok maliyetli bir çözüm olarak kabul edilir