İŞ AKIŞI MI Süreç Yönetimi mi?

İş Akışı mı Süreç Yönetimi mi?

İş Akışı (workflow) ve Süreç Yönetimi (BPM – Business Process Management) sıklıkla birbirine karıştırılan ve hatta birbiri yerine kullanılan iki kavram. Bu yazımızda bu iki kavrama biraz ışık tutmaya çalışacağım.

Önce İş Akışı Vardı!

“İş Akışı” yahut “İş Akış Diyagramları” 90 larda hayatımıza girdi. O yılları hatırlayanlar, mutlaka Microsoft’un Visio’sunu merak edip kurcalamışlardır. Hatta belki benim gibi komponent tool’undan sürükle bırak ile basit akış diyagramları yahut algoritmalar da çizmişlerdir.  Visio’yla paralel olarak birçok modelleme yazılımları çıktı. Bunların İş Akışları çizimine özel olanları ile İş Akışı yahut worklow kavramı ortaya çıkmaya başladı. Başlangıçta sadece dökümantasyon olarak kullanılan İş Akışları, zamanla işin kendisinin yürütülmesini de içerir hale geldi.

Nedir Bu İş Akış Diyagramı?

İş Akış diyagramı, aşamalı bir işin nasıl yapılacağını, düğüm ve karar noktalarını gösteren bir çizimdir. İş akışı konusunda yazının sonundaki TED konuşmasını izlemenizi mutlaka tavsiye ederim. Esprili bir gösterimle şöyle birşeydir: 

Peki BPM Nereden Çıktı?

BPM’i aslında İş Akışlarının iş amaçlı kullanımının bir evrimi olarak da görmek mümkün. Zamanla İş Akışlarının diğer yazılımlarla entegrasyon ihtiyacı ortaya çıktı. Farklı yazılımların farklı yoğurt yeme biçimleri vardı. Bu durum da gerek entegrasyonda problem oluşturuyor, sistem değişikliğini ise neredeyse imkansız hale getiriyordu. Diğer yandan ihtiyaç gereği artım bizim basit ve sevimli iş akışlarımız; organizasyon yapısın içeren, raporlama ve izleme fonksiyonlarını barındıran kompleks bir hale gelmişti.

Bir konsorsiyum oluşturularak öncelikle iş akışı standardize edildi. Bugün 2.0 notasyonu yaygın olarak kullanılan BPMN (Business Process Management Notation) iş akış diyagramlarını standardize etti. Her ne kadar İş Akışı kadar sevimli ve özgür değilse de BPM şöyle birşeydir:

Hangisi iyi..?

Sonuç olarak iki farklı yapı ve sistem ile karşı karşıyayız. Biri sade ve özgür, diğeri yapısal ve güvenli. Elbette seçimde en önemli kriterlerden biri de ihtiyacın ne olduğu ve bunun en iyi hangisi ile en efektif şekilde karşılanabildiği. Bir de her müşterinin farklı yoğurt yiyişi var tabi. Bunu en güzel anlatan da harika bir TED sunumu. Herkese iyi seyirler.