İnsan Kaynakları Yönetimi Yazılımı

İnsan Kaynakları Yönetimi Sistemi

Büyüyen bir şirketin ayırt edici özelliği çalışanlarıdır. Spindl geliştikçe Saf ve Mel liderliğindeki küçük bir ekip büyümeye başlar. Bu durum kaçınılmaz olarak mevcut İnsan Kaynakları departmanlarını genişletme zamanının gelip gelmediğini merak etmelerine yol açıyor. Büyüyen bir organizasyondaki çoğu alanda olduğu gibi, insan kaynaklarını yönetmek ne basit ne de anlaşılırdır. Çalışanlarına kaliteli destek sağlamak, birçok teknik süreci yönetmekle el ele gidiyor. Sadece iyi insanlardan oluşan bir ekibe sahip olmak değil, aynı zamanda iyi çalışan bir sisteme sahip olmak da önemlidir. Saf ve Mel, ikincisine yardımcı olmak için ERP uzmanları Lyn'e başvuruyor.

insan kaynakları yönetimi için neden ERP kullanmalısınız?

Ekibinizi verimli bir şekilde yönetmek, işletmenizin başarısını garantilemenin anahtarıdır. Bu da onları doğru araç ve sistemlerle donatarak işlerini en iyi şekilde yapmalarını sağlamanızı gerektirir. ERP'niz için bir İKY modülüyle, iş arkadaşlarınızdan veya çalışanlardan oluşan bir ekibin yönetilmesiyle bağlantılı çeşitli görevleri ve süreçleri kapsayabilirsiniz. Aşağıdakiler gibi çeşitli çalışan ilişkileri işlevlerini takip etmenize olanak tanır:

1. işe alım
2. Yönetimden ayrıl
3. Yaşam döngüsü
4. Maaş bordrosu
5. Gider talepleri
6. Katılım

En yaygın kullanılan özelliği bordro işleme ve maaş bordrosu oluşturma özelliğidir. Çoğu ülkede, şirketin çalışanları adına yapabileceği harcamaları (örneğin sosyal güvenlik, vergiler) belirten karmaşık vergi kuralları vardır. Tüm bunlar bir HRM/ERP yazılımında dikkate alınır.

İş akışı

Gelin önce İnsan Kaynakları Yönetiminde bazı kavramlara ve bunların nasıl işlediğine bir göz atalım!

Personel

Bir iş sözleşmesi kapsamında yarı zamanlı veya tam zamanlı çalışan ve şirketinizin tanınmış hak ve görevlerine sahip olan kişi, çalışan olarak kabul edilir. Çalışan verilerini bir ERP'de saklarken kişisel ayrıntıları, demografik bilgileri, katılma ve ayrılma ayrıntılarını, istihdam türünü (örn. stajyer, yüklenici, tam zamanlı, yarı zamanlı, deneme süresi vb.), departmanı, unvanı, şubeyi dahil edebilirsiniz. , vesaire.

Bununla birlikte çalışanın maaş ödemesi, izin politikası, önceki iş tecrübesi gibi bilgiler de saklanmaktadır.

Üstelik şirketiniz çalışanlarına sağlık sigortası sağlıyorsa buna ilişkin bilgiler de sistem içerisinde saklanabilir. Bu, çalışanın bağlı olduğu sigorta planının takip edilmesine yardımcı olur. Bir çalışanın şirketten ayrılması durumunda istifası, çıkış görüşmesi, izin parası gibi çıkış detayları da belgelenebilmektedir.

İşe alım

İş gücünüzü planlama

Yeni çalışanların işe alınması söz konusu olduğunda birçok hareketli parça vardır. Bu süreç için bir İKY sistemi, şirketinizin insan gücü gereksinimlerini planlamanıza yardımcı olan personel planları oluşturmanıza yardımcı olur . Personel planı oluştururken bütçeleme, açık pozisyonlar, pozisyon başına tahmini maliyet, pozisyon sayısı vb. bilgileri girebilirsiniz.

İşe alma süreci

Şirketinizde bir iş ilanı oluştuğunda genellikle şu süreçten geçer:

1. Bir iş ilanı yayınlarsınız, insanlar onu bulur.
2. İlgilenenler işe başvurur (bazen başka bir çalışan onları size yönlendirebilir!).
3. Mülakatlar yapılıyor.
4. Birini seçtikten sonra ona bir iş teklifi verirsiniz (bu teklif edilen maaş paketini, unvanını, derecesini, bölümünü, izin gün sayısını vb. belirtir).
5. Kabul ederlerse randevu mektubu veriliyor!

Bir ERP ile bu adımların her birini, HRM modülünde bunlar için kayıtlar oluşturarak takip edebilirsiniz.

Yönetimden Ayrıl

İzin başvuru süreci

Herkesin zamana ihtiyacı var. Bir ERP kullanarak izinleri yönetmek, kuruluşunuzun izin programını verimli bir şekilde korumanıza olanak tanır. Bir çalışanın izin uygulamasını kullanarak talep edebileceği izinlerin sayısı ve türü, şirketin izin politikasına göre izin süresi için bireysel izin dağılımına göre kontrol edilir .

İzin Çeşitleri ve İzin Parası

İzinler İzin türleri kullanılarak kategorilere ayrılabilir ve bunların her birinin kendi yönergeleri olabilir:

1. İzin verilen maksimum izinler nelerdir?
2. Kaç gün kesintisiz izin verilebilir?
3. Yapraklar ileriye doğru ilerliyor mu?
4. İzin, ücretsiz izin sayılır mı?
5. İzin isteğe bağlı mı?
6. İzin, negatif izin bakiyesine izin veriyor mu?
7. İzin türü izin kapsamına tatilleri de kapsıyor mu?
8. Telafi edici mi?

Birikmiş izinler, çalışanların , bir çalışanın kullanmadığı izinler için aldığı para miktarı olan izin parasını kullanmasına olanak tanır .

Telafi İzinleri ve Ek İzinler

Çalışanlar , şirketinizin politikalarına bağlı olarak fazla mesai veya tatil günlerinde çalışıyorlarsa telafi edici izinler de talep edebilirler . Bu genellikle onların katılımına bağlıdır (bununla ilgili daha fazlası bir sonraki bölümde!).

Çalışanlarınızın kendilerine ayrılan izinleri bittiyse ve daha fazla (bazen ücretsiz) izin almalarına izin veriliyorsa, ek izinler de ekleyebilirsiniz .

Tatil Listeleri ve İzin Engelleme Listeleri

Ayrıca şirketin takip ettiği tüm tatillerin tarihlerini içeren bir tatil listesi de tutabilirsiniz . Farklı konum veya departmanların farklılıkları olabileceğinden birden fazla liste oluşturulabilir ve çalışanlara atanabilir. Öte yandan izin blokaj listesine sahip olmak, çalışanların bir yıl içinde izin başvurusunda bulunamayacağı tüm tarihleri ​​birleştirir.

Defterden Ayrıl

İzin defteri, bir çalışanın izinle ilgili tüm işlemlerini takip eder. Bu tür işlemlerin her biri bir izin defteri girişidir . Buna izin tahsisleri, izin başvuruları ve her çalışan tarafından yapılan izin paraya çevrilmeleri dahildir.

Devam ve Vardiya Yönetimi

Devamsızlık, bir çalışanın belirli bir günde orada olup olmadığını belirten bir kayıttır. Çoğu ERP sisteminde, belirli bir tarihte birden fazla çalışanın katılımını işaretlemek için kullanabileceğiniz bir çalışan katılım aracı bulunur. Çalışanın devam durumu işaretlenmemişse, doğru güncellemelerin yapılabilmesi için katılım talebi gönderebilir.

Ayrıca vardiyalarla ilgili ayrıntıları da kaydedebilirsiniz. Herhangi bir çalışanın iş sırasında çalıştığı zaman dilimi ne olursa olsun, vardiya olarak kabul edilir. Vardiyalar, işi farklı saatlerde farklı çalışanlar arasında değiştirerek çalışma saatlerinin tutarlı bir şekilde çalışmasını sağlamak için kullanışlıdır. Bu onların birbirlerini görevden almalarını sağlar ancak işin durmamasını da sağlar. (Örneğin, müşteri destek departmanındaki bir çalışanın gündüz vardiyası olabilir ve eve gitme zamanı geldiğinde gece işi devralan kişi tarafından rahatlatılır.)

Her çalışanın katılım ayrıntıları , kuruluşunuzdaki vardiya türlerine göre tanımlanan vardiya türünü içerebilir. Birisi vardiya için çalışan check-in'ini kullandığında , katılımı otomatik olarak işaretlemek için kullanılabilir. Çalışanlar belirli bir vardiya türü talep etmek isterlerse vardiya isteklerini de kullanabilirler . Bir vardiya talebi gönderildiğinde çalışanın vardiya atamaları güncellenir.

İK modülünü ayarlarken veya toplu katılımı eklerken, uygulayıcınızın size sağladığı .Csv şablonunu kullanarak ERP'nin yerleşik yükleme katılım aracını kullanabilirsiniz.

Yaşam Döngüsü ve Maaş

Yaşam döngüsü

Bir çalışanın şirketinizde geçirdiği süre boyunca yaşayacağı değişim, büyüme ve gelişmeler serisi kayıt altına alınıp takip edilebilir. Bu onların yaşam döngüsüdür .

Çalışan Katılımı Çalışan katılımıyla başlayarak , bir çalışanı kuruluşunuzun üretken bir üyesi olmak için ihtiyaç duyduğu eğitimle işe alma ve donatma sürecidir. Onaylanan her iş başvurusu için bir dizi görev oluşturulur. Örneğin, yasal ve profesyonel özgeçmiş kontrolü yapmak, ERP sisteminde çalışan belgesi oluşturmak, e-posta hesabı oluşturmak, kimlik kartı oluşturmak, izinleri tahsis etmek vb. tüm işe alım görevleridir.

Değerlendirmeler ve Çalışan Beceri Haritaları Daha sonra , bir çalışanın iş performansının belgelendiği ve değerlendirildiği bir değerlendirme olan değerlendirmeler gelir . Çalışan değerlendirmesi oluştururken hedeflere göre temel sonuç alanlarını (KRA'lar) belirleyebilirsiniz . Bazı ERP sistemleri , kuruluşunuzun çalışanın beceri setlerini ve eğitimini izlemesine ve değerlendirmesine yardımcı olan çalışan beceri haritaları ve kayıtları oluşturmanıza olanak tanır . Bu veriler değerlendirme yapılırken de kullanılabilir.

Çalışan Promosyonları

Değerlendirmeler yapıldıktan ve değerlendirmeler tamamlandıktan sonra sıra çalışanın büyümesine gelir. Çalışan terfi belgesi, bir çalışan şirketinizde kariyer ilerlemesi yaptığında ve kendisine daha yüksek görev payı, daha yüksek ücret ölçeği veya her ikisi birden verildiğinde oluşturulur.

Çalışan Transferi

Bir çalışan bir departmandan veya birimden diğerine kaydırıldığında, farklı roller üstlendiğinde veya farklı bir konuma taşındığında, çalışan transfer belgesi oluşturabilirsiniz . Gerçekleşen değişiklikler, transfer tarihi vb. ile ilgili ayrıntılar girilir ve saklanır.

Çalışan Ayrılığı

Çalışanın kuruluşunuzdan ayrılma zamanı geldiğinde İK'nın yapması gereken birkaç şey vardır. Çıkış sürecini basitleştirmek için (örneğin, şirket mallarının tahsili, aidatların ödenmesi, herhangi bir kimlik kartının alınması, sistemlere erişimin devre dışı bırakılması, e-posta hesabının silinmesi vb.), bir çalışan ayrılık belgesi oluşturabilirsiniz . Ayırma işlemi için tamamlanması gereken bir dizi görev oluşturur.

Maaş bordrosu

Bordro yönetimi ve işlenmesi İK fonksiyonlarının temel bir parçasıdır. Her şirketin sağlam bir bordro sürecine sahip olması çok önemlidir. Çalışanlar her zaman tutarlı bir şekilde ödeme alacaklarına güvenebilmelidir. Bir işletmenin belirli bir süre veya belirli bir tarihte çalışanlarına ödemesi gereken tüm ücretlerin toplamıdır.

HRM modülü genellikle şunları yapmanızı sağlar:

1. Bir maaş bordrosu dönemi tanımlayın.
2. Gelir vergisi dilimini tanımlayın.
3. Maaş bileşenlerini (yani kazançlar ve kesintiler) içeren bir maaş yapısı oluşturun.
4. Her çalışana maaş yapıları atayın.
5. Maaş bordrosu oluşturun.
6. Maaş ödemelerinizi hesaplarınıza kaydedin.

Bordro Girişi

Maaş bordrosu girişi, çalışanların maaş bordrolarının toplu olarak işlenmesine olanak tanır. Bu, şirket genelinde olabilir veya şube, departman, görev vb. kategorilere ayrılabilir. Devamsızlık, zaman çizelgeleri vb. gibi başka belgeler kullanıyorsanız maaşları bunlara göre ayarlayabilirsiniz. Giderlerin karşılanacağı bir maliyet merkezi belirleyebilirsiniz (bununla ilgili daha fazla bilgiyi muhasebe modülünde bulabilirsiniz). Daha sonra maaş ödeme zamanı geldiğinde bunun için banka girişi yapabilirsiniz .

Ek Maaş

Ek maaş, bir çalışanın çalıştığı şirketten normal maaşının dışında aldığı bir şeydir. Performans primleri, teşvikler ve vekillik ödenekleri bazı örneklerdir. Bunlara, maaş bordrosunu işlerken belirli bir çalışan için geçici maaş eklemenize veya çıkarmanıza olanak tanıyan maaş bileşenleri adı verilir. Ayrıca sabit aralıklarla uygulanan yinelenen bir ek maaş da ayarlayabilirsiniz.

Çalışan Faydası Başvurusu

Çalışanlar, maaş bordrosu döneminde bir kez, çalışan sosyal hakları uygulamalarını kullanarak ERP içerisinde esnek sosyal haklarına yönelik uygulamalar oluşturabilir . Bu hem çalışan hem de İK açısından süreci kolaylaştırır. Başvuru oluşturmadan önce kendilerine atanan maaş yapılarına göre mevcut faydaları görüntüleyebilirler.

İnsan Kaynakları Yönetimi Raporları

ERP'ye girilen her veride olduğu gibi HRM'ye özel raporlar oluşturabilirsiniz. Bazı önemli raporlar çalışan izin bakiyesi, çalışan tatil katılımı, aylık maaş listesi, araç giderleri raporu, aylık yoklama tablosu, banka havale raporu ve kredi geri ödeme raporudur.

Filo yönetimi

Filo yönetimi organizasyonunuzun araçlarına ve bunlarla birlikte gelen masrafların takip edilmesine yardımcı olur. Her aracın, araç türünü, plakasını, marka ve modelini, kilometre sayacı değerini, yakıt türünü vb. tanımlamanıza olanak tanıyan kendine ait ayrı bir belgesi vardır. Konum ayrıntılarının yanı sıra, aracı yöneten çalışan, sigorta ayrıntıları vb.

Araç belgesi oluşturulduktan sonra bir araç günlüğü tutulabilir. Kilometre sayacı okumalarının, yakıt harcamalarının ve servis harcamalarının güncellenmiş girişleri bu kayıtta saklanır.

Gider Talebi

Bir çalışan, kişisel parasını şirket adına veya şirket masraflarını karşılamak için harcadığında, tazminat alma hakkına sahiptir. Masraf talep formunu kullanarak talepte bulunabilirler.

İş akışı ayarlama

Saf ve Mel, yeni genişletilmiş İnsan Kaynakları departmanına liderlik etmesi için Ava'yı işe aldı. Lyn'in uzmanlığıyla departmanın çeşitli amaçlarına yönelik kapsamlı İKY iş akışları oluştururlar.

1. Tüm çalışan verileri sisteme eklenir. Buna kişisel bilgiler, istihdam türü, departman, görev, şube vb. dahildir. ERP ile doğrudan etkileşimde bulunan tüm çalışanlara ayrıca kullanıcı hesapları verilir.
2. Bir işe alım hattı oluşturuldu. Bu, mali yıl için bir personel planı oluşturmakla başlar. Boş kontenjanlar açıldıkça iş ilanı girişi yapılır. Daha sonra iş başvurusu girişleri ile işe alım süreci gerçekleşmekte ve en sonunda seçilen adaylara randevu mektubu verilmesi ile son bulmaktadır.
3. İzinler ve tatiller şirketin izin politikasına göre sisteme girilir. İzin defteri, çalışanların izinlerini takip etmek için kullanılır.
4. Çalışanın yaşam döngüsü başından sonuna kadar takip edilir. Çalışanların işe alımından başlayarak değerlendirmelere, KRA'lara, terfilere, transferlere ve çalışanların ayrılmasına kadar.
5. Bordro yönetimi kuruldu. Bordro dönemi, gelir vergisi dilimleri ve maaş yapıları girildikten sonra Ava'nın ekibi çalışanlar için maaş bordrosu oluşturabiliyor. Maaş bordrosu girişleri, maaş bordrolarının toplu olarak işlenmesi için kullanılır.