Çalışanlarınız BPM Yazılımınızda Tereddüt Ederse Ne Yapmalı?
What to Do When Your Employees Balk at Your BPM Software
Bir süreci veya sistemi değiştirmek risklidir. Her şeyden önce, her şeyi olduğu gibi tutmaktan fayda sağlayan insanlar olabilir. İkincisi, yeni bir şeyler yapma biçiminden kazanç sağlamaya hazır olanların desteğini almak her zaman kolay değildir. Başka bir deyişle, statükoyu sallayan bir şey olduğunda geri itmeyi bekleyebilirsiniz.
İş süreci yönetimini veya BPM yazılımını uygulamak, bazı kişilerin kendilerini tehdit altında hissetmelerine neden olabilir. Belki bir işten otomatik olarak atılmaktan endişe duymuyorlar, ancak değişikliklerin "en üst düzeyden" bir parçası olmadan dayatılmasına içerliyorlar. Ve insanlar genellikle BPM yazılımının onlar için neler yapabileceğine açık olsalar bile, yol boyunca bazı artan acılar bekleyebilirsiniz. İşte çalışanlarınız BPM yazılımınızda tereddüt ettiğinde ne yapmanız gerektiğine dair bazı düşünceler.
Son Kullanıcıları En Başından Dahil Ederek Sorunlardan Kaçının
BPM yazılımını iş gücünüze kolayca bırakabileceğinizi ve bunun herkes tarafından otomatik olarak benimseneceğini düşünüyorsanız, kaba bir uyanış içinde olabilirsiniz. Yöneticiler yeni bir BPM çözümünü sevebilir, ancak bu kararname ile empoze edilirse, direnç bekleyin. İnsanlar iş süreçlerinin iyileştirilmesine karşı değildir, ancak bir sürecin kullanıcısıysalar, başından itibaren BPM yazılım uygulamasının bir parçası olmak isterler. Yöneticilerin katılımı elbette önemlidir, ancak süreci her gün kullanacak gerçek insanlardan gelen destek de önemlidir.
BPM Yazılımınızın Gereksiz Değişiklikleri Başlatmasına İzin Vermeyin
Değişim uğruna değişim dar görüşlüdür. BPM yazılımıyla kullanım için süreçleri değerlendirirken, işlerin halihazırda nerede doğru gittiğini görmek ve sürecin gerçekten iyileştirilmesi gereken kısımlarına odaklanmak önemlidir. Örneğin, ihtiyaçlarını mükemmel bir şekilde karşılayan bir elektronik formunuz varsa, onu BPM sisteminin formuyla değiştirmek, süreci iyileştirmeden gereksiz aksamalara neden olabilir. İyileştirme fırsatlarına odaklanabilmeniz için BPM yazılımınızın zaten iyi çalışan adımları entegre etmenize izin verdiğinden emin olun.
Başladığınız İş Süreçlerini Dikkatle Seçin
BPM yazılımı, yeni veya iyileştirilmiş iş değerini temsil ettiğinde bir yatırım getirisi sağlar. Bu nedenle, bu yeni veya iyileştirilmiş iş değerlerini önceden tanımlamak ve bir zamanlar iş hedeflerini karşılayan ancak artık karşılamayan süreçlerle ilgilenmek önemlidir. BPM yazılımıyla nereden başlayacağınızı düşünürken, işletmenizin bağlamının nasıl değiştiğini göz önünde bulundurun (belki artık uluslararası gönderiler yapıyorsunuz veya e-ticaret ve gerçek mekanda faaliyet gösteren mağazalar işletiyorsunuz) ve işletmenize nasıl değer katmak istediğinizi tanımlayın .
"Erken Benimseyenler" Tiplerinizin Sözü Yaymanıza Yardımcı Olmasına İzin Verin
Kuruluşunuz, BPM yazılımınızın gerçekleştirmesini istediğiniz şeyde payı olan saygın bir "erken benimseyen" tipi içeriyorsa, onu BPM yazılımı hakkında bilgi alması için erkenden işe alın, yazılımın en iyi nasıl kullanılabileceği konusunda geri bildirimde bulunun ve diğer paydaşları eğitmek. Bu "müjdeciler", bir süreci iyileştirmek için BPM yazılımının kullanılmasının insanların işleri daha verimli bir şekilde halletmesine ve iş becerilerinde güven geliştirmelerine nasıl yardımcı olduğunu anlatmak için harika olabilir. İdeal olarak, bu kişi BT veya C-suite'de değil, bir ön saf süreç kullanıcısıdır.
Süreçleri Kullanacak Kişileri Asla Gözden Kaçırmayın
Tüm bu eylem ve tutumlar, her gün bir süreç gerçekleştirecek olan etten kemikten gerçek insanlar için işleri daha iyi hale getirmekle ilgilidir. Bunu gözden kaçırdığınızda, sizin için "bir yazılım hatası" olan şey, bir başkası için "BT sorunu çözene kadar işimi yapamama" olabilir. İnsanların izleme için yeni veriler göndermelerini bekliyorsanız, bunu neden yaptıklarını ve bunun kuruluşunuzu nasıl daha etkili hale getirdiğini bildiklerinden emin olun. Edinilmesi gereken en kötü tutum, “Soru sorma. Artık bu şekilde yapıyoruz.”
Çözüm
Çalışanların BPM yazılımına karşı direnişinin en büyük tetikleyicilerinden biri, yazılımı ve yeni süreci dağıtan yöneticinin veya BT çalışanının "Ben senden daha fazlasını biliyorum" zihniyetidir. Teknoloji kadar insan sorunlarıyla da uğraşmak zorundasınız, aksi takdirde BPM girişiminiz yetersiz kalacaktır. Ve elbette, doğru BPM yazılımını seçmek çok önemlidir.
ProcessMaker, aktif ve katılımcı bir kullanıcı topluluğuna sahip açık kaynaklı bir BPM yazılımıdır. Etkileyici yerleşik araçlara ek olarak açık kaynak olduğu için, her kuruluşun gereksinimlerine göre uzman uyarlamasına olanak tanır. ProcessMaker Enterprise Edition'ı ücretsiz olarak deneyebilir veya ProcessMaker'ın Community Edition'ını indirebilirsiniz. Değerli son kullanıcı topluluğunuza karşı değil, birlikte çalışan bir BPM yazılım çözümüdür.
Çalışanlarınız BPM Yazılımınızda Tereddüt Ederse Ne Yapmalı?