Başarılı BPM Uygulamasının 5 Anahtarı
İş süreci yönetimi (BPM) büyük bir kavramdır. İş süreçleri, otomasyon, optimizasyon, iş akışı tasarımı ve iş stratejisinin analizini içerir. BPM'yi anlamak ve önceden bir plan tasarlamak, başarılı bir BPM uygulaması için esastır, ancak doğru bir şekilde uygulandığında faydaları çok büyük olabilir.
Her boyutta ve türden kuruluş, iş süreçlerini uçtan uca iyileştirmek için BPM'yi kullanır. Belirli bir BPM uygulaması genellikle bir iş sürecinde yer alan adımları tanımlayarak başlar, böylece nelerin iyileştirilebileceğini, nelerin otomatikleştirilebileceğini ve nasıl izlenebileceğini belirleyebilirsiniz. Doğru BPM yazılım çözümü ile BPM tamamen özelleştirilebilir, bu çok önemlidir çünkü hiçbir kuruluş tamamen aynı şekilde çalışmaz ve farklılaştırıcı unsurlar rekabet gücünün anahtarıdır. Aşağıdakiler, BPM'nin başarılı bir şekilde uygulanması için 5 anahtardır.
1. Hedeflerinizi Önceden Belirleyin
BPM'yi uygulamadan önce şunu sormalısınız: "Bunu neden yapıyoruz?" Cevap aşağıdaki gibi şeyleri kapsamalıdır:
• Hangi süreç(ler)e odaklanıyoruz?
• Bu süreçten ne çıkmalı?
• Süreç hedeflerini karşılıyor mu?
• Sürecin hangi yönlerinin iyileştirilmesi gerekiyor?
• Sürecin bu yönlerini iyileştirecek değişiklikler nelerdir?
Pek çok kuruluş, kollarını dolaştırabileceklerini bildikleri bir süreçle küçük başlamayı seçiyor. Bir pilot BPM uygulamasıyla başarılı olmak, BPM'yi diğer süreçlere yaymak için güven ve cesaret oluşturur.
2. Organizasyon Şemasının Yukarı ve Aşağı Taraflarından Katılım Sağlayın
Açıktır ki, yönetim ve yönetici desteği ve onayı önemlidir. Ancak, her gün süreçle ilgilenecek ön saflardaki kullanıcıların katılımı da öyle. Katılan herkes BPM'nin hedeflerini anlamalı ve planlama ve uygulama sırasında geri bildirimde bulunmaktan çekinmemelidir. Eğitin ve iletişim kurun. Bazıları, statükoyu tehdit ettiği için DPM'den vazgeçebilir. Endişelerinin ne olduğunu öğrenin ve BPM'nin getirmesi beklenen avantajları netleştirin. BT ekibinizle en başından iletişim kurun. İş akışlarını tasarlamaktan doğrudan sorumlu olmasalar bile, BT altyapısında herhangi bir değişiklik gerekip gerekmediğini bilmeleri gerekir.
3. BPM Yazılımınızı Dikkatlice Seçin
Sonuç olarak, ihtiyaçlarınız için hangi BPM yazılım çözümünün doğru olduğunu yalnızca siz ve ekibiniz belirleyebilir. Pek çok yabancının ne tür bir araba kullanmanız gerektiği konusunda bir fikri olduğu gibi, size hangi BPM yazılımına ihtiyacınız olduğunu söylemeye hazır birçok insan vardır. Yazılımınız, kolay işbirliği ve iletişime izin vermeli ve bir programcı tutmanıza veya BT ekibinizden birini çekmenize gerek kalmadan iş akışlarını tanımlamanıza izin vermelidir. Ayrıca size kapsamlı özelleştirme seçenekleri sunmalıdır çünkü süreçleriniz benzersizdir ve BPM çözümünüz benzersiz bir şekilde bunların ışığında uygulanmalıdır.
4. Uygulamadan Sonra İzleyin ve Ölçün
BPM, sürekli iyileştirme taahhüdü temeli üzerine inşa edilmiştir. Bu, BPM'yi öylece uygulayıp çekip gidemeyeceğiniz anlamına gelir. BPM'yi uygulamadan önce temel performansınızı anlayın, böylece daha sonra performansınızı ölçmek için bir şeye sahip olursunuz. Baştan itibaren BPM uygulamasının belgelenmesi için plan yapın. Bir süreçte kimin hangi aşamadan etkilendiğini tam olarak bilin ve onlardan geri bildirim isteyin. Yönetilebilir, taktiksel bir tarzda izler, ölçer ve ince ayar yaparsanız, BPM sürecinizi yinelemeli olarak daha iyi hale getirir ve kuruluşu BPM'yi diğer süreçlere genişletmeye hazır hale getirirsiniz.
5. BPM'yi “Proje” Olarak Düşünmeyin
Son olarak, BPM'yi kesin bir başlangıcı ve sonu olan bir proje olarak düşünmeyin. Evet, ilgili tanımlanabilir adımlar vardır, ancak BPM daha çok süreç optimizasyonuna yönelik bir yolculuk ve bunu gerçekleştirmeye yönelik bir yaklaşımla ilgilidir. Bir "proje", koşullar değiştikçe veya teknoloji izin verdikçe değişiklikleri tahmin etmeye ve yönetmeye yönelik bir sistem olan BPM'nin gerçekte ne olduğu için çok sınırlayıcıdır. BPM'yi uygulamak planlama, iletişim ve sıkı çalışma gerektirir, ancak insanlar fikirlerinin hayata geçtiğini ve süreçlerin optimize edildiğini gördükten sonra, BPM'nin neden var olduğunu ve gerçekte ne yaptığını anlayacaklardır.
Çözüm
BPM, kuruluşunuzun iş değeri kazanmasına ve rekabet gücünü artırmasına yardımcı olmak için tasarlanmıştır. Sıkı çalışma ve planlama gerektirir, ancak en değerli çabalar bunu gerektirir. ProcessMaker, ekibinizin süreçleri hedefleriniz göz önünde bulundurularak sezgisel olarak tanımlamasına olanak tanıyan açık kaynaklı bir BPM yazılımıdır. Etkileyici bir yerleşik araçlar koleksiyonu içerir ve açık kaynak olduğundan ve aktif bir kullanıcı topluluğu tarafından takip edildiğinden, iş durumunuz için mükemmel bir şekilde uyarlanabilir. ProcessMaker Enterprise Edition'ı denemenizi öneririz. Veya ProcessMaker'ın Topluluk Sürümünü ücretsiz olarak indirebilirsiniz. Başarılı bir BPM uygulamasına doğru müthiş bir ilk adım.
BPM Uygulaması
Başarılı bir BPM uygulaması için doğru bir ilk adım:
ProcessMaker BPM
Başarılı BPM Uygulamasının 5 Anahtarı